Wesentliche Funktionen bei Zeiterfassungstools
ein Sanoplan Blog
Bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools ist es entscheidend zu wissen, welche Funktionen die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens am besten unterstützen. Zeiterfassungstools unterstützen ein Team oder eine Einzelperson dabei, die für Aufgaben, Projekte oder abrechenbare Arbeiten aufgewendete Zeit zu erfassen. Ein ausgestattetes Zeiterfassungstool kann mehr als nur das einfache Ein- und Ausstempeln; es muss Details liefern, das Projektmanagement überwachen, andere Tools integrieren und Ihre Arbeitsabläufe optimieren, damit alles reibungslos abläuft. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Zeiterfassungslösung achten sollten. Diese helfen Ihnen dabei, das richtige Tool auszuwählen, das Ihre Leistung – also Ihre tatsächlichen Bedürfnisse – steigert.
Echtzeit-Tracking
Die Echtzeitverfolgung ist eine der wichtigsten Funktionen von Zeiterfassungstools. In dieser Hinsicht kann ein Benutzer Aktivitäten verfolgen, während sie stattfinden. Der Benutzer kann den Timer starten und stoppen; daher werden die für verschiedene Aktivitäten aufgewendeten Stunden protokolliert. Es wird Echtzeiteinblick in die Zeit geben, die zwischen verschiedenen Aktivitäten und Projekten aufgewendet wird, und diese können zur weiteren Transparenz und Rechenschaftspflicht angezeigt werden.
Da alles in Echtzeit abläuft, können Manager auch Engpässe erkennen, Ressourcen optimieren und Termine einhalten. Darüber hinaus entfällt die Notwendigkeit der manuellen Zeiteingabe, was Fehler minimiert. Von Freiberuflern bis hin zu großen Teams hat die Echtzeitverfolgung dafür gesorgt, dass Manager genaue Daten auf die Minute genau erhalten, um Projekte effektiv zu verwalten.
Projektmanagement-Integration
Ein sehr wichtiges Merkmal müheloser Zeiterfassungssysteme ist die Integration in das Projektmanagement. Es ermöglicht eine einfache Koordination zwischen der Zeiterfassungsplattform und dem Projektmanagement, wodurch die Zeit direkt innerhalb von Projekten und Aufgaben erfasst werden kann. Durch die Verknüpfung von Zeitprotokollen mit Projektmeilensteinen, Fristen und Liefergegenständen erhalten Unternehmen einen realistischen Überblick darüber, wie sich die Zeit auf den Projektfortschritt und die Budgetierung auswirkt.
Dies funktioniert, indem es eine bessere Delegation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben ermöglicht und sicherstellt, dass jedes Teammitglied weiß, worauf es sich konzentrieren muss. Die Integration mit Projektmanagementsoftware sorgt für effizientere Arbeitsabläufe und einen geringeren Bedarf an manuellen Datenübertragungen. Die Projektzeitpläne und -leistung werden auf einem Bildschirm angezeigt.
Anpassbare Berichte
Anpassbare Berichte bieten die nötige Flexibilität, um Berichte nach den eigenen Anforderungen zu erstellen, was ein Hauptmerkmal jedes verfügbaren Zeiterfassungstools ist. Diese Berichte ermöglichen es Benutzern, die für Aufgaben, Projekte und Kunden aufgewendete Zeit zu analysieren und so Trends, Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche zu erkennen.
In diesem Sinne können Benutzer mithilfe der verfügbaren anpassbaren Filter Daten in Gruppen wie Datumsbereich, Projekt oder Teammitglied anzeigen. Es ist einfach, Leistungen zu verfolgen und Geschäftsziele leicht zu erreichen. Die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit werden verbessert, indem Berichte in verschiedene Formate wie PDFs oder Excel-Dateien exportiert werden können. Letztendlich bieten anpassbare Berichte gewichtigere Erkenntnisse für bessere Entscheidungen und eine höhere Produktivität.
Mobile Zugänglichkeit
Das wichtigste Merkmal moderner Zeiterfassungstools ist der Zugriff auf Mobilgeräte, sodass Benutzer ihre Zeit auch unterwegs mit Smartphones oder Tablets erfassen können. Diese Flexibilität ist äußerst wichtig, wenn das Team remote arbeitet, der Mitarbeiter freiberuflich tätig ist oder die meiste Zeit nicht im Büro ist.
Ein mobilfreundliches Zeiterfassungstool stellt sicher, dass Sie überall und jederzeit auf die Erfassung von Stunden, die Verwaltung von Aufgaben und die Anzeige von Berichten zugreifen können, ohne an einen Desktop gebunden zu sein. Zusammen mit Echtzeitverfolgung, Benachrichtigungen und nahtloser Synchronisierung steigert die mobile Zugänglichkeit die Produktivität und stellt sicher, dass die Zeiterfassung nicht vom Standort abhängig ist. Ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen, das flexibel und vernetzt bleiben möchte.
Funktionen für die Teamzusammenarbeit
Zeiterfassungsfunktionen für die Zusammenarbeit im Team spielen eine wichtige Rolle bei der Förderung der Kommunikation, Koordination und Effizienz zwischen Teams. Mit dieser Funktion können Teammitglieder gemeinsam an zugewiesenen Aufgaben arbeiten, Projektaktualisierungen austauschen und den Fortschritt als Team in Echtzeit verfolgen. Manager können Aufgaben zuweisen, Prioritäten festlegen und Arbeitslasten überwachen, um sicherzustellen, dass keine Verzögerungen bei der Einhaltung von Fristen auftreten.
Tools für die Teamzusammenarbeit erleichtern die reibungslose Kommunikation und verringern so das Risiko von Missverständnissen, ganz zu schweigen davon, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus verfügen viele dieser teamorientierten Tools über gemeinsame Kalender, Gruppenbenachrichtigungen und gemeinsame Dashboards, die die Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Produktivität erleichtern. Funktionen wie diese sorgen zusätzlich für eine bessere Rechenschaftspflicht und tragen dazu bei, den Prozess für diese Art von Arbeitsablauf zu vereinfachen.
Automatisierte Rechnungsstellung
Eine der nützlichsten Funktionen der meisten Zeiterfassungstools ist die automatische Rechnungsstellung, insbesondere für Freiberufler und Unternehmen, deren Abrechnung normalerweise auf Stundenbasis erfolgt. Die automatische Rechnungsstellung ermöglicht die Erstellung von Rechnungen direkt aus den erfassten Stunden, wodurch Zeit und Aufwand für manuelle Berechnungen gespart und das Fehlerrisiko verringert werden kann. Mit der automatischen Rechnungsstellung können Zeiteinträge bestimmten Kunden, Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden, wodurch eine genaue Rechnungsstellung gewährleistet wird.
Sie können die Rechnungen mit Ihrer Marke, Zahlungsbedingungen und allem Relevanten personalisieren. All dies kann dann direkt an den Kunden weitergeleitet werden. Diese Funktion spart Ihnen Zeit und trägt definitiv dazu bei, Ihren Cashflow zu verbessern, indem sie den Prozess der pünktlichen Bezahlung optimiert. Zweifellos ist es ein notwendiges Tool für ein effizientes Rechnungsmanagement.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration
Die Gehaltsabrechnungsintegrationsfunktionen in Zeiterfassungstools erleichtern die Bezahlung von Mitarbeitern für ihre Arbeit. Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Synchronisierung der erfassten Stunden mit Gehaltsabrechnungssystemen, um eine pünktliche und präzise Bezahlung der Mitarbeiter oder Arbeiter zu gewährleisten. Sie macht die manuelle Eingabe überflüssig, um Fehler zu vermeiden, und spart der Personal- und Buchhaltungsabteilung viel Zeit.
Zu den weiteren Funktionen, die durch die Gehaltsabrechnungsintegration unterstützt werden, gehört ein unterschiedlicher Lohnsatz für jede einzelne Aufgabe oder jedes Projekt. Solche schwierigen Berechnungen werden automatisiert, und daher vereinfacht diese Funktion den Gehaltsabrechnungsprozess. Dadurch wird die Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung der Arbeitskosten durch mehr Kontrolle verbessert und so eine reibungslose und fehlerfreie Gehaltsabrechnung gewährleistet.
Datensicherheit
Datensicherheit gehört zu den wichtigsten Funktionen, die man bei jedem Zeiterfassungstool sucht, da es vertrauliche Informationen über Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Gehaltsabrechnungen und Rechnungsinformationen für Kunden enthält. Zu den grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen gehören Verschlüsselung, Sicherung gespeicherter Daten und Einhaltung von Branchenstandards wie der DSGVO, um sicherzustellen, dass Unternehmens- und Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Mit
diesen Tools können Unternehmen den Zugriff auf den Informationsfluss in ihrem Unternehmen auch durch rollenbasierten Zugriff beschränken. Sie aktualisieren außerdem regelmäßig Sicherheitsrichtlinien und ermöglichen eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Zeiterfassungstool die Datensicherheit priorisiert, können Sie Vertrauen aufbauen, den Ruf Ihres Unternehmens schützen und Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.
Offline-Funktionalität
Zeiterfassungstools mit Offline-Funktionalität bedeuten einfach, dass Benutzer ihre Stunden protokollieren und Aufgaben ohne Internetverbindung verfolgen können. Dies ist ziemlich wichtig, insbesondere für Mitarbeiter, die an einem entfernten Standort arbeiten oder auf Reisen sind, oder auch wenn die Verbindung einfach schlecht ist.
Alle Zeiterfassungsdaten werden lokal auf dem Gerät mit Offline-Funktionalität gespeichert und mit der Cloud synchronisiert, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist. Das bedeutet, dass Daten nie verloren gehen und die Produktivität zu keinem Zeitpunkt beeinträchtigt wird. Die Zeiterfassung ermöglicht Flexibilität durch die Möglichkeit der Offline-Nutzung, sodass Mitarbeiter ihre Organisation und Genauigkeit bei der Zeiterfassung unabhängig von der Arbeitsumgebung aufrechterhalten können.
Integrationen von Drittanbietern
Die wichtigsten Funktionen von Zeiterfassungstools sind Integrationen von Drittanbietern, da sie sich dadurch problemlos in jedes andere Softwaresystem integrieren lassen, das Unternehmen bei ihrer täglichen Arbeit verwenden, darunter Projektmanagementplattformen, Buchhaltungssoftware, Kommunikations- und CRM-Systeme.
Dies steigert die Produktivität innerhalb des Workflows durch die nahtlosere Datenübertragung zwischen den Tools, reduziert den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe und minimiert Fehler. Beispielsweise könnte die Integration mit Projektmanagementsoftware eine direkte Zeiterfassung innerhalb der Aufgaben ermöglichen, während die Verknüpfung mit Rechnungs- oder Gehaltsabrechnungssystemen den Prozess der Rechnungsstellung und Auszahlung von Vergütungen direkt erleichtert. Durch die Unterstützung von Anwendungen von Drittanbietern werden Zeiterfassungstools vielseitiger und können an die Bedürfnisse verschiedener Unternehmen angepasst werden.
Abschluss
Das Zeiterfassungstool sollte unter Berücksichtigung der Funktionen ausgewählt werden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entsprechen. Es muss Echtzeit-Tracking, Projektmanagement-Integration, benutzerdefinierte Berichte und Zugriff von unterwegs über mobile Geräte bieten. Weitere Funktionen sind Teamzusammenarbeit, automatisierte Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnungsintegrationen für reibungslose Prozesse, während Datensicherheit und Offline-Funktionalität Informationssicherheit und kontinuierliche Leistung in jeder Umgebung gewährleisten.
Sanoplan entwickelt eine aktuelle SanoPlan-Zeiterfassungslösung für den Markt, die den vielfältigen Geschäftsanforderungen voll gerecht wird: Echtzeitverfolgung, Integration mit Projektmanagement, anpassbare Berichterstattung und reibungslose Rechnungsstellung in einem, was die Produktivität und Genauigkeit der Arbeit mit SanoPlan steigert. Mit SanoPlan ist es wirklich einfach, einen reibungslosen Arbeitsablauf zu erstellen, Daten zu sichern und Ihr Team mit leistungsstarken Zeitmanagement-Tools auszustatten.