Hinweis: Die Angaben zu Arbeitstagen pro Woche und Arbeitsstunden pro Woche müssen Sie nur dann ändern, wenn Sie die Zeiterfassungsfunktion nutzen möchten. Benutzerkennwörter müssen Sie nur dann ändern, wenn Mitarbeiter ihre Dienstpläne auf dem Handy einsehen oder ihre täglichen Anfangs- und Endzeiten selbst eingeben. Andernfalls lassen Sie es so, wie es ist.

Wichtig:  Löschen Sie den Besitzer ‚test1‘ NICHT, bevor Sie einen anderen Namen als Besitzer festgelegt und ein entsprechendes Passwort vergeben haben. Andernfalls ist eine Anmeldung ohne unsere Hilfe nicht möglich.

Bearbeiten oder Hinzufügen von Schichtnamen

• Loggen Sie sich oben links mit Ihrem Passwort ein.
• Klicken Sie anschließend auf die Zahnrad-Schaltfläche (oben rechts), um zu den Einstellungen zu gelangen.
• Auf der sich öffnenden Seite wird auf der linken Seite der Titel „Schichten“ angezeigt.
• Geben Sie per Doppelklick beispielsweise „Krankenschwester OT1“ oder was auch immer Sie als Schichtnamen benötigen und „7:00“ oder „Nacht“ oder was auch immer Sie als Start-/Schichtzeit benötigen ein.
• Tragen Sie in der Spalte „Zahl“ eine 1 ein (oder eine 2, wenn Sie eine zweite Person derselben Schicht zuordnen möchten).
• Sie können die Reihenfolge der Verschiebungen ändern, indem Sie auf die Verschiebung klicken, die Maustaste eine Sekunde lang gedrückt halten (sie wird grün) und sie dann an die gewünschte Position verschieben.
• Für den Fall, dass du zwei oder drei Personen derselben Schicht zuordnen möchtest (z. B. für den Telefondienst), gibt es auf der Einstellungsseite im linken blauen Bereich ein Häkchen für die Splitview, wo du entscheiden kannst, ob die Namen über- oder nebeneinander angeordnet werden sollen.

PS: Das Hinzufügen einer neuen Schicht funktioniert ähnlich wie die vorherigen Schritte: Tragen Sie einfach die neuen Schichtdaten in die oberste Zeile ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das grüne [+]-Symbol auf der rechten Seite.

Bitte beachten Sie:

• Wenn Sie in den letzten 10 Minuten nichts getan haben, werden Sie möglicherweise automatisch abgemeldet, um unbefugte Änderungen zu verhindern.

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Um den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters zu ändern , beispielsweise das Kündigungsdatum, die Urlaubstage oder die wöchentliche Arbeitszeit, folgen Sie bitte diesen Schritten:

1. Vermeiden Sie das Klicken auf die rechte Schaltfläche , da hierdurch sämtliche Daten des Mitarbeiters gelöscht werden.
2. Geben Sie das Datum der Vertragsänderung ein: Geben Sie in der Spalte „Ende“ das neue Vertragsenddatum ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Folgen Sie den Anweisungen des Programms: Das Programm führt Sie durch die notwendigen Schritte.

• Zukünftige Schichten und Urlaube: Falls welche geplant sind, fragt das Programm, ob Sie diese entfernen möchten. Wenn der Vertrag nicht endet, sollten diese grundsätzlich bestehen bleiben. Wählen Sie in diesem Fall „Nein“.
• Vertragsende in der Zukunft: Liegt das Enddatum des Vertrages in der Zukunft, endet er automatisch zu diesem Datum.
• Vergangene Vertragsänderungen: Liegt die Änderung in der Vergangenheit (z. B. gestern), wirst du gefragt, ob du für den Mitarbeiter einen neuen Folgevertrag anlegen möchtest. Möchtest du nur die Stundenanzahl anpassen und den Rest unverändert lassen, wähle „Ja“. Es wird automatisch ein neuer Folgevertrag generiert, der Name des Mitarbeiters bleibt unverändert. Der alte Vertrag wird mit dem Datum der Vertragsänderung gekennzeichnet. Um alte Verträge anzuzeigen, klicke auf das Trichtersymbol über dem Namen.
• Zeiterfassung: Durch die Änderung eines Vertrags wird die Zeiterfassung automatisch zurückgesetzt, da Urlaubs- und Überstundenberechnungen möglicherweise neu berechnet werden müssen.

Wichtiger Hinweis: Beim Anzeigen von Abwesenheitsberichten nach einer Vertragsänderung werden für den Mitarbeiter zwei Verträge angezeigt: ein alter, der mit dem Enddatum des Vertrags gekennzeichnet ist, und ein neuer, bei dem nur der Name sichtbar ist. Dies ist für genaue Abwesenheitsberechnungen von entscheidender Bedeutung, da Abwesenheiten aus dem alten und neuen Vertrag kombiniert werden müssen.

Tipp: Die Sichtbarkeit von neuen und alten Verträgen können Sie jederzeit über das Trichtersymbol über dem Namen umschalten.

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Hier sind die einfachen Schritte:

Ohne Login können Sie

a. Mit einem Klick auf den Wochenpfeil oben links können Sie jeweils eine Woche vor- oder zurückspringen
b. Mit einem Klick auf den Tabellenbutton oben rechts können Sie sich den 4-Wochenplan ansehen – im normalen Layout oder mit einem weiteren Klick auf die Einsätze/Abwesenheiten pro Mitarbeiter
c. Mit einem Doppelklick auf einen Namen in der Spalte Mitarbeiter öffnet sich ein Farbauswahlfenster, in dem Sie einem Mitarbeiter eine Farbe zuordnen können, um den Namen in der Woche gut wiederzuerkennen
d. Mit einem Klick auf Drucken können Sie den Plan ausdrucken (das Querformat müssen Sie manuell einstellen)
e. Mit einem Klick auf das „Flugzeug“-Symbol oben rechts können Sie sich den Urlaubs- und Abwesenheitsplan ansehen
– Durch die Monate können Sie blättern
– durch Wischen auf einem Trackpad
– durch Scrollen mit dem Mausrad
– durch horizontales Ziehen der Navigationsleiste

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Als Benutzer können Sie außerdem

a. sehen Sie, welche Änderungen es gibt, die Sie betreffen
b. Beantragen Sie selbst Urlaub, indem Sie in der Urlaubsliste auf den gewünschten Urlaubstag doppelklicken und dann so weit ziehen, wie der Urlaub reichen soll.
c. Sie können sich auch mobil einloggen und Ihre Schichten einsehen. Wählen Sie hierzu in Ihrem Browser die URL https://www.sanoplan.com/sanoplan/mobilelogin.html. Geben Sie den Namen Ihrer Datenbank und Ihr persönliches Passwort ein.

Als Administrator können Sie außerdem

a. Verschieben Sie Namen mit der Maus, indem Sie daraufklicken und innerhalb des gleichen Tages in eine andere Schicht verschieben. Wenn möglich, wird vom System sofort ein Ersatz zugewiesen.
b. Wählen Sie Namen aus einer selbstlernenden Liste geeigneter und verfügbarer Mitarbeiter aus. Die Liste wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über eine Schicht fahren.
c. Sie können auch in der Spalte „Mitarbeiter“ auf einen Namen klicken und ihn in eine Schicht verschieben, um spezielle Probleme zu lösen.
d. Sie können den Namen eines kranken Mitarbeiters nach unten in den blau markierten Abwesenheitsbereich ziehen. Der Name des Ersatzes wird dann automatisch in diese Schicht eingefügt, wenn Ersatz definiert wurde. Ist der Ersatz auch abwesend, wird der Name des zweiten Ersatzes eingefügt. Ist auch der zweite Ersatz abwesend, bleibt das Feld leer und wird als Warnung rot markiert.
e) Wenn jemand mehreren Schichten zugewiesen ist oder gleichzeitig eingeplant und abwesend ist, wird der Name mit einem roten Kreis markiert. Entweder korrigieren Sie dies (z. B. im Krankheitsfall) oder Sie akzeptieren, dass der Mitarbeiter mehreren Schichten zugewiesen ist, indem Sie die Markierung so belassen, wie sie ist.

Als Vorgesetzter können Sie

natürlich auch Urlaube und Abwesenheiten bearbeiten

a. Urlaub beantragen (rot)
b. Urlaub genehmigen (grün), durch Ziehen können Sie den Urlaub verlängern oder verkürzen.
c. Abwesenheiten löschen
d. Überstunden Entnahme freigeben (türkis)
e. Weiterbildung planen (braun)
f. Im Flugzeug-Button wird durch einen roten Punkt angezeigt, wenn Mitarbeiter Urlaub beantragt haben, dieser aber noch nicht genehmigt wurde, sodass Sie aktiv werden müssen.
g. Zusätzlich können Sie hier die gesamte Einrichtung vornehmen (siehe unten)

Als Eigentümer können Sie außerdem

Neue Datenbanken anlegen. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.  Anschließend auf die Benutzerliste gehen, dort oben links auf das Datenbank-Symbol klicken

Einstellungen für Ihren Dienstplan

a. melden Sie sich als Vorgesetzter oder Eigentümer an
b. oben rechts auf das Einstellungssymbol klicken
c. links können Sie die Sprache auswählen
d. Benutzernamen eingeben
i. alle Namen löschen die Sie nicht benötigen indem Sie auf den roten [-] Button klicken (die mobile App ist dann nicht mehr aufrufbar)
ii. neue Namen hinzufügen indem Sie auf den grünen [+] Button klicken
iii. Name und Passwort eingeben und Rechte auswählen (Administratoren können Termine und Urlaubsplanungen ändern)
iv. Achten Sie darauf, dass Sie MINDESTENS einen Eigentümer eingetragen haben, da nur so die Rechte geändert werden können
v. Name und Passwort werden ebenfalls benötigt, falls der Mitarbeiter den Schichtplan auf seinem Handy ansehen möchte.

Räume und Funktionen

a. löschen Sie alle Räume/Funktionen die Sie nicht benötigen durch einen Klick auf den roten [-] Button
b. fügen Sie neue Räume/Funktionen hinzu durch einen Klick auf den grünen [+] Button
c. geben Sie Raum und Funktion ein. Bei Bedarf wählen Sie fete Vertreter aus (Vertreter können Sie bei Bedarf auch später noch einsetzen)
d. Die Reihenfolge der Räume/Funktionen können Sie verändern indem Sie mit der Maus auf den entsprechenden Raum klicken und diese dann nach unten oder oben ziehen in die Reihenfolge die Sie in der normalen Planung sehen möchten.

Basisplan

Klicken Sie links auf Basisplan, dort können Sie festlegen, ob sich der Plan wöchentlich oder erst nach 2, 3 oder 4 Wochen wiederholen soll (wichtig bei Wechselschichten) .

Im Basisplan können Sie auch die Schichten festlegen (durch ein -x- kennzeichnen) in denen nicht gearbeitet werden soll (z.B. bestimmte Funktionen am Freitag nachmittag)

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Erste Schritte Basistraining Schulung Urlaubsplaner Schulung Zeiterfassung
 

Sie lernen hier

– wie Sie den Urlaubsplaner ganz einfach nutzen
– auch ohne Dienstplan oder Zeiterfassung.

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Urlaubsplaner öffnen

Klicken Sie auf das Flugzeug-Symbol oben auf der Seite, um den Urlaubs- und Abwesenheitsplaner zu öffnen.

Scrollen im Plan

• Um nach links oder rechts zu scrollen: Ziehen Sie den horizontalen Scrollbalken oder nutzen Sie das Mausrad oder das Mauspad, wenn die Maus über dem Datumsbereich ist.
• Um nach oben oder unten zu scrollen: Nutzen Sie das Mausrad oder das Mauspad, wenn die Maus über dem Namensbereich ist.

Abwesenheiten eintragen oder bearbeiten

• Klicken Sie auf die Zelle, die dem Namen und Datum entspricht.
• Dann im Dropdown-Menü den Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub oder Krankheit) wählen.
• Für längere Abwesenheiten: Klicken Sie auf die korrekt markierte Abwesenheit und ziehen mit der Maus bis zum gewünschten Start- bzw. Enddatum.
• Zum Verkürzen: Klicke auf eine weiße Zelle neben der Abwesenheit und ziehe zurück, um sie zu entfernen.

Urlaubsanträge

• von Mitarbeitern beantragter Urlaub erscheint in Rot.
• von der Führungskraft genehmigter Urlaub erscheint in Grün.

Vergangene Abwesenheiten anzeigen

Doppelklick auf den Namen eines Mitarbeitenden zeigt die letzten Abwesenheiten und die entsprechende Dauer in einem neuen kleinen Fenster.

Synchronisierung mit Stundenzettel und Dienstplan

• Alle Abwesenheiten werden automatisch im Dienstplan und im Stundenzettel übernommen.
• Auch im Dienstplan eingetragene kurzfristige Krankmeldungen etc. werden automatisch im Urlaubsplaner übernommen und angezeigt.

Betriebsferien

Es wird empfohlen, Betriebsferien in den Einstellungen zu definieren, nicht im Urlaubsplaner (obwohl es möglich ist), damit Sie dieses nicht für alle Mitarbeiter wiederholen müssen.

Vorteil: Beim Erfassen in den Einstellungen wird automatisch für alle Mitarbeiter die Abwesenheit erfasst, Im Dienstplan werden gleichzeitig alle Schichten mit „-x-“ markiert – das Zeichen dafür dass in diesen Tagen und Schichten nicht gearbeitet wird.

Erste Schritte Basistraining Schulung Urlaubsplaner Schulung Zeiterfassung

Sie lernen hier

• An- und Abmelden
• Benutzer wechseln
• Für Fortgeschrittene (Warnungen, Feiertage, Überstunden, Benutzeranmeldung mit Passwort, Mobile Nutzung, RFID, QR-Code)

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Für Fortgeschrittene

Beginner können dies für den Moment überspringen, außer Sie suchen Infos zu

• Warnhinweise
• Überstundenberechnung
• Feiertage
• Mobiler Einsatz
• RFID
• QR-Code

Warnhinweise: Hat ein Benutzer vergessen, Start- oder Endzeit für den Tag einzugeben, werden die fehlenden Daten am nächsten Tag orange markiert, damit diese leicht zu erkennen sind.

Überstunden: Direkt neben den erfassten Zeiten berechnet das Programm die Überstunden in allen Details.

• Zunächst die Dauer des Zeitblocks
• Dann die Gesamtzeit des Tages
• Dann die aufgezeichnete Pause
• Anschließend erfolgt die Korrektur der Pausenzeit (sollte jemand eine Pause nicht erfasst haben, gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiten, z.B. 30min nach 6 Stunden Arbeit, spezielle Nachtschichtzählung etc.)
• Dann die resultierende Arbeitszeit (Gesamtzeit des Tages abzüglich der korrigierten Pause)
• Dann die Überstunden des Tages (berechnet aus Arbeitszeit abzüglich der erforderlichen Tageszeit)
• Und die letzte Spalte zählt die gesamten Überstunden (Überstunden bis gestern plus Überstunden von heute)

Feiertage sind in der linken Datumsspalte orange markiert. Halb markierte Tage wie der 24. Dezember oder die letzten Tage des Jahres werden in einigen Ländern als halber Feiertag gezählt.

Falls Sie für Ihr Unternehmen oder Ihr Land zusätzliche Feiertage festlegen müssen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie können diese entweder durch einen Doppelklick in die linke Datumsspalte festlegen (es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie den Namen des Feiertages angeben können und ob sich dieser Abwesenheitstag jährlich wiederholen soll).
• Oder Sie tun es über die Einstellungen: Öffnen Sie die Einstellungen mit dem Zahnradsymbol. Dort sehen Sie dann die Mitarbeiterliste. Klicken Sie links auf „Feiertage“ und Sie sehen eine Seite mit allen bekannten Feiertagen der nächsten 12 Monate. Klicken Sie auf das rote Minus, wenn dieser Feiertag in Ihrem Land nicht existiert, und er wird gelöscht.
• Sie können auch einen individuellen Feiertag Ihrer Region oder Ihres Unternehmens festlegen, indem Sie ihn in die oberste Zeile eintragen und nicht vergessen, auf „Jährlich“ zu klicken, wenn Sie ihn für das nächste Jahr beibehalten möchten.
• Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, alle Feiertage für Ihre Region zu erhalten. Sie können einen Standard-ICS-Ferienkalender für Ihr Land verwenden. Sie finden mehrere davon im Internet, indem Sie nach „Download ical ‚Ihr Land‘“ suchen. Laden Sie den richtigen Kalender herunter und speichern Sie ihn auf Ihrer Festplatte (der deutsche Feiertagskalender ist standardmäßig bereits geladen). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Download auswählen“, um dem System mitzuteilen, wo Sie den Kalender gespeichert haben. Klicken Sie dann auf „Importieren“, um ihn in sanoplan zu importieren. Löschen Sie nicht benötigte Daten wie oben beschrieben mit der roten Minustaste. Prüfen Sie die Feiertagseinstellungen bitte mindestens einmal pro Jahr, vor allem, wenn Sie eigene freie Tage eingegeben haben.

Einstellungen für mobile Nutzung, RFID-Zeiterfassung und QR-Recording

Ein Mitarbeiter kann die Arbeitszeit selbst erfassen, wenn er die Erlaubnis dazu erhält. Es gibt 4 Möglichkeiten, dies zu tun, alle werden auf der Mitarbeiterseite unter „Einstellungen“ festgelegt.

1. Zeiterfassung im Sanoplan Desktop: Der Benutzer benötigt hierfür ein Passwort, welches er in das gleiche Feld eintragen kann, in dem auch der Vorgesetzte sein Vorgesetztenpasswort eingibt. Das Passwort für den Benutzer kann der Vorgesetzte in der rechten Passwortspalte der Mitarbeitertabelle festlegen. Das Passwort ist frei wählbar. Nach dem Einloggen mit diesem Passwort kann der normale Benutzer zwar keine Änderungen mehr vornehmen, er kann jedoch die Start- und Ende-Buttons in der Zeiterfassung nutzen und seine Zeiten der letzten Tage bearbeiten.
2. Mit dem gleichen Passwort kann die Zeiterfassung auch auf einem privaten Mobiltelefon gestartet und beendet werden.

Um diesen Modus zu verwenden, muss der Benutzer die Seite  https://www.sanoplan.com/sanoplan/mobile.html öffnen.

Anschließend muss er sich seinen Zugangscode besorgen (diesen bekommt er vom Vorgesetzten).

Anschließend muss er sein persönliches Passwort eingeben und auf „Anmelden“ klicken, um seine persönliche mobile Seite anzuzeigen.

Diese persönliche Seite sollte der Benutzer entweder im Browser als Lesezeichen speichern oder am besten „auf dem Homescreen speichern“ (erreichbar über das Browsermenü). Der Vorteil von „auf dem Homescreen speichern“ ist, dass der Benutzer eine App speichert und er Zugangscode und Passwort nicht mehr eingeben muss. Er kann dann seine Zeiterfassung öffnen, indem er auf das App-Symbol klickt.

Auf seiner persönlichen App sieht der Benutzer unten seine Dienstplantabelle und oben seine Zeiterfassung und kann die Buttons „Beginn“ und „Ende“ wie gewohnt nutzen und auch seine letzten 4 Arbeitszeiten bearbeiten, sofern dies vom Vorgestzten erlaubt ist (dies wird in den Einstellungen erfasst).

Zeiterfassung mit RFID:

Falls Sie lieber mit RFID-Chips arbeiten möchten, ist auch das möglich. Am günstigsten geht das mit einem einfachen RFID-Lesegerät, das an ein Android-Tablet angeschlossen wird (NICHT „Android Go“ verwenden) und der Stromversorgung über einen USB-Hub (der Hub muss gleichzeitig Strom liefern und das USB-Signal verarbeiten können).

1. Sobald Sie die Ausrüstung zusammengestellt haben, melden Sie sich erneut als Vorgesetzter an und klicken Sie dann auf der Seite mit den Mitarbeitereinstellungen oben links auf die Schaltfläche RFID. Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur RFID-Anmeldeseite. Diesen Link sollten Sie auf Ihrem Tablet (Mobil- und Desktop-PC funktionieren auch) öffnen, wenn das USB-Lesegerät angeschlossen ist.
2. Wenn Sie nun einen ungültigen RFID-Chip vor das Lesegerät halten, erscheint eine Fehlermeldung, die Sie über die Nummer des unbekannten RFID-Chips informiert. Tragen Sie diese Nummer in der Tabelle mit den Mitarbeitereinstellungen in der Spalte RFID links neben der Spalte Name für den Benutzer dieses Chips ein.
3. Nach dem Speichern der RFID-Nummer und dem Aktualisieren der RFID-Anmeldeseite hält man den Chip vor das RFID-Lesegerät. Ab sofort öffnet sich die Zeiterfassungsseite (wie oben als Handy-Bild gezeigt) und der Benutzer kann Zeiten eingeben

Zeiterfassung mit QR-Code:

1. Um die QR-Code-Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst den QR-Code erstellen. Dies können Sie selbst in den Mitarbeitereinstellungen tun. Wählen Sie die Mitarbeiterzeile aus und klicken Sie in der ersten Spalte (Titel QR) auf das QR-Symbol. Auf dem Bildschirm wird eine QR-Karte angezeigt.
2. Nach dem Ausdrucken können Sie diese Karte mit dem sanoplan QR Reader verwenden (mit Standard-QR-Readern funktioniert sie aus Sicherheitsgründen nicht).
3. Möchten Sie alle QR-Karten gleichzeitig und keine einzelne ausdrucken, klicken Sie nicht in die Namenszeile, sondern oben auf das Druckersymbol.
4. Nachdem Sie den QR-Code ausgedruckt haben, öffnen Sie bitte die Seite  https://www.sanoplan.com/sanoplan/qr_scanner.html  auf einem PC oder Tablet oder Mobiltelefon mit Internetzugang. Sie werden dann aufgefordert, der Kamera Zugriff zu gewähren
5. Halten Sie die Karte so, dass der QR-Code im Quadrat auf dem Bildschirm ist. Dann sollte sich die Zeiterfassungs-/Dienstplanseite (wie in Nr. 2c) öffnen und Sie können die Erfassung starten oder beenden.
6. Dateneingaben durch Benutzer unterbinden: Möchte der Verantwortliche den Benutzern zwar Einsicht in ihre Daten gewähren, ihnen jedoch das Eingeben und Bearbeiten von Daten untersagen, kann er dies durch das Deaktivieren der Option „Zeitbearbeitung durch Benutzer“ im linken blauen Bereich unten auf der Einstellungsseite tun.

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Erste Schritte Basistraining Schulung Urlaubsplaner Schulung Zeiterfassung
 

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Diese grundlegende Schulung erklärt Ihnen Schritt für Schritt die Software.

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1. Hilfe erhalten!

E-Mail-Support:
Klicken Sie oben rechts auf das Umschlagsymbol, um eine Supportanfrage zu senden oder Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Sie müssen kein separates E-Mail-Programm öffnen.

Hilfesymbole:
Suchen Sie auf verschiedenen Seiten nach Fragezeichen (?). Klicken Sie darauf, um hilfreiche Anweisungen für die jeweilige Seite anzuzeigen.

Tooltips:
Bewegen Sie die Maus über Schaltflächen (z. B. Trichter, rotes Minus oder Druckersymbol), ohne zu klicken. Es werden kurze Hinweise zur Funktion der Schaltflächen angezeigt.

2. Neuen Mitarbeiter hinzufügen:

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol (⚙️), um die Einstellungen zu öffnen.

• Gehen Sie zum Bereich „Mitarbeiter“.
• Fügen Sie die folgenden Angaben ein:
  • Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen ein (z. B. Adam oder Eva).
  • Tage pro Woche: Anzahl der Arbeitstage (z. B. 5).
  • Wochenstunden: Anzahl der Arbeitsstunden (z. B. 38,5). (Nur Zahlen – kein Text.)
  • (Optional) Urlaubstage, Startdatum und Enddatum gemäß Vertrag.
• Klicken Sie auf das grüne [+], um den Mitarbeiter zu speichern.

Hinweis:
Endet der Vertrag eines Nutzers, verschwindet dieser aus der aktiven Liste, bleibt aber drei Jahre lang im System gespeichert. Sie können frühere Nutzer einsehen, indem Sie auf das Trichtersymbol klicken und die Filter anpassen.

So beheben Sie einen Fehler:
Doppelklicken Sie auf die zu korrigierende Zelle, bearbeiten Sie sie und drücken Sie die Eingabetaste, um zu speichern.

3. So erstellen Sie eine neue Schicht:

Klicken Sie im blauen Menü links auf „Schicht“.

• Fügen Sie oben in den leeren Eingabefeldern z.B. folgende Daten ein:
  • Name: test66 als Schichtname
  • Startzeit: 10:00
  • Dauer: 7:00 Stunden
• Andere Felder (Gruppe, Nr.) leer lassen
• Klicken Sie auf das grüne [+], um die Schicht zu speichern.
• Freitextschicht erstellen (für Informationen an die Kollegen o.ä.)
  • Fügen Sie eine weitere Schicht mit folgenden Angaben hinzu:
  • Name: Freitext
  • Starttyp: zzz (oder beliebiger Text)
  • Nr.: 1
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ‚Freitext‘.
  • Lassen Sie den Rest leer.
  • Speichern Sie die Schicht mit dem grünen [+]-Button.

Hinweis:
Die Freitextschicht dient zum Schreiben kurzer Notizen (z. B. „Besprechung“ oder „Besondere Anweisungen“).
Um eine Notiz zu schreiben, klicken Sie in das Feld für den gewünschten Wochentag und beginnen Sie mit der Eingabe. Die Notiz wird automatisch gespeichert.

4. So verwenden Sie den Dienstplan:

Nachdem Sie die Einstellungen geschlossen haben ([x]-Button oben rechts), gelangen Sie zurück zur Hauptansicht des Dienstplans.

Sie sehen nun:

• Ihre neu hinzugefügten Mitarbeiter (z. B. Adam und Eva).
• Die von Ihnen erstellten Schichten.

So weisen Sie eine Schicht zu:

• Ziehen Sie den Namen eines Mitarbeiters per Drag & Drop auf die Schicht für heute (heute ist mit einem grünen Punkt markiert).

So melden Sie eine Abwesenheit (z. B. einen Krankenstand):

• Ziehen Sie den Namen des Mitarbeiters nach unten in die Zeile „Abwesenheit“ (blau markiert).

5. Abwesenheiten im Urlaubsplaner verwalten:

Klicken Sie oben in der Mitte auf das Flugzeugsymbol ✈️ um den Urlaubsplaner zu öffnen.

Suchen Sie das richtige Datum durch horizontales scrollen mit der Maus oder mit dem Scrollbar.

So ändern Sie die Abwesenheitsart:

• Klicken Sie auf die gelbe Zelle.
• Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Wählen Sie eine neue Abwesenheitsart aus (z. B. türkis für „Überstunden Entnahme“).

So legen Sie eine Abwesenheit für mehrere Tage fest:

• Klicken Sie auf die farbige Zelle.
• Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger über die nächsten Tage.
• Lassen Sie die Maustaste los – die neue Abwesenheitsart wird für alle ausgewählten Tage übernommen.
• Wenn Sie eine Abwesenheit wie Krankheit verlängern möchten, geht es genauso
• Wenn Sie eine Abwesenheit verkürzen möchten, klicken Sie rechts oder links neben dem Abwesenheitsfeld in das nächste weiße Feld. Dann ziehen Sie den weißen Bereich in die farbig markierte Abwesenheit bis zu dem Tag , den Sie noch löschen möchten.

Zurück zum Dienstplan:

• Klicken Sie oben rechts auf „Beenden“, um zurückzukehren. Die markierten Abwesenheitstage werden nun auch unten im blau markierten Abwesenheitsbereich des Dienstplanes angezeigt.

6. Wichtig zu wissen!

Wenn Sie vom System abgemeldet werden (nach 5–10 Minuten Inaktivität), melden Sie sich einfach mit Ihrem Passwort erneut an.
(Das Standardpasswort lautet „admin“ , solange, biss Sie es verändern)

Das ist alles! Sie sind bereit, zu starten.

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Erste Schritte Basistraining Schulung Urlaubsplaner Schulung Zeiterfassung
 

Willkommen bei Sanoplan – Ihre Kurzanleitung!

Diese Anleitung hilft Ihnen beim Einstieg in Sanoplan. Es ist ganz einfach – folgen Sie diesen einfachen Schritten und Sie sind im Handumdrehen startklar!

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Schritt 1: Einloggen

• Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
• Oder verwenden Sie den Lesezeichen-Link, falls Sie einen gespeichert haben.

Schritt 2: Dienstplan öffnen

• Öffnen Sie das Dienstplanformular.
• Suchen Sie das kleine Kästchen mit dem -x- oben rechts.
• Ziehen Sie es per Drag & Drop auf eine Schicht.
• -x- bedeutet, dass die Schicht absichtlich leer gelassen wurde (z. B. an Wochenenden oder Feiertagen).

Schritt 3: Einstellungen öffnen

• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol.
• Sie sehen nun Optionen für Benutzer, Schichten und weitere Einstellungen.

Schritt 4: Schicht hinzufügen

• Geben Sie in die erste Schichtspalte beispielsweise „test55“ ein.
• Geben Sie in die Spalte „Startzeit“ beispielsweise „17:30 Uhr“ oder eine Bezeichnung wie „Nacht“ ein.
• Geben Sie in die Spalte „Nummer“ eine 1 ein (wichtig, wenn mehrere Personen in dieser Schicht arbeiten).
• Klicken Sie auf das grüne Pluszeichen (+), um die Schicht zu speichern.

Schritt 5: Liste anzeigen

• Schließen Sie die Einstellungsseite.
• Sie sollten nun die Testnutzer und die zuvor eingegebenen Namen sehen.

Hinweis zu Inaktivität

• Wenn das System nicht reagiert, wurden Sie möglicherweise automatisch abgemeldet (nach etwa 10 Minuten Inaktivität).
• Melden Sie sich einfach oben links mit Ihrem Passwort wieder an.

Schritt 6: Schichten planen

Ziel: Keine leeren dunkelgrauen Felder!

• Weisen Sie Personen den Schichten zu.
• So weisen Sie eine Schicht zu:
• Ziehen Sie einen Namen aus der Mitarbeiterliste in eine graue Zelle.
• Das Ziehen auf vergangene Tage (vor gestern) ist nicht möglich.
• Sie können auch ein -x- in eine Schicht ziehen, um sie absichtlich leer zu lassen.

So funktioniert Sanoplan

• Alles funktioniert per Drag & Drop.
• Keine Eingaben nötig – außer beim Einrichten neuer Benutzer oder Schichten.
• Ein hilfreiches Popup führt Sie beim Anmelden.
• Sie können dieses Popup deaktivieren, wenn Sie es nicht mehr sehen möchten.

Brauchen Sie Hilfe?

Nutzen Sie das Suchfeld oben auf jeder Seite – geben Sie ein Stichwort ein, um schnell Antworten zu finden.

KI-Funktionen nutzen

Die KI von Sanoplan benötigt etwa 1–2 Wochen, um die Präferenzen Ihres Teams zu lernen.

Danach kann sie Ihnen helfen, die besten Mitarbeiter den richtigen Schichten zuzuweisen!

Kontaktieren Sie uns jederzeit

Haben Sie eine Frage? Klicken Sie oben rechts auf das Umschlagsymbol.

Sie können uns direkt aus der App eine E-Mail senden – ganz ohne zusätzliche Software.

Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen!

Das war’s! Sie sind die ersten Schritte gegangen.

Entdecken Sie die App, planen Sie Schichten und machen Sie sich keine Sorgen – Sie können nichts kaputt machen.
Aber Sie sollten in jedem Fall zumindest noch das machen Basistraining, dort lernen Sie von den Vorteilen.

Viel Erfolg!
Ihr Sanoplan-Team

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