Die Arbeitswelt befindet sich in einer tiefgreifenden Transformation. Mobile Office, Vertrauensarbeitszeit und agile Projektstrukturen versprechen ein Höchstmaß an Flexibilität. Gleichzeitig rückt der Schutz der Beschäftigten vor Entgrenzung und Überlastung immer stärker in den Fokus. Spätestens seit den Gerichtsurteilen auf europäischer und nationaler Ebene ist die flächendeckende Arbeitszeiterfassung keine freiwillige Option mehr, sondern betriebliche Pflicht.

Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen Leitfaden an die Hand, wie Sie die Zeiterfassung rechtssicher einführen, welche gesetzlichen Grenzen gelten und welche typischen Fallstricke – insbesondere beim Thema Pausen – vermieden werden sollten.

1. Warum die Zeiterfassung Pflicht ist: Der rechtliche Rahmen

Lange Zeit galt in Deutschland die Regelung, dass lediglich Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit aufgezeichnet werden mussten. Das hat sich grundlegend geändert.

Das EuGH-Urteil („Stechuhr-Urteil“)

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH, Az. C-55/18), dass die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Das BAG-Grundsatzurteil

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) zog am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) nach und stellte klar: Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt in Deutschland ab sofort. Das Gericht leitete diese Pflicht direkt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ab. Unabhängig davon, wann der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Detail anpasst, sind Unternehmen bereits heute verpflichtet, ein entsprechendes Erfassungssystem bereitzustellen und zu nutzen.

2. Ruhepausen und Arbeitszeitgrenzen: Das müssen Sie wissen

Das Arbeitszeitgesetz dient primär dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten. Es setzt klare Leitplanken für die maximale tägliche Arbeitszeit und schreibt zwingende Erholungsphasen vor.

Gesetzliche Vorschriften für Pausen (§ 4 ArbZG)

• Mehr als 6 bis zu 9 Stunden Arbeitszeit: Mindestens 30 Minuten Ruhepause.
• Mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: Mindestens 45 Minuten Ruhepause.
• Stückelung: Die Gesamtdauer kann in Abschnitte von mindestens 15 Minuten unterteilt werden.
• Lage der Pause: Pausen dürfen nicht an den Anfang oder das Ende der Arbeitszeit gelegt werden, um die Arbeitszeit nominell zu verkürzen.

Der „6:10-Minuten-Fallstrick“: Warum exaktes Stempeln entscheidend ist

In der Praxis führt die 6-Stunden-Grenze häufig zu Unmut und Missverständnissen.

Das Problem: Verbleibt ein Mitarbeiter beispielsweise 6 Stunden und 10 Minuten am Arbeitsplatz und stempelt dann aus, überschreitet er die Schwelle von 6 Stunden um exakt 10 Minuten. Das Gesetz unterscheidet an dieser Stelle nicht, ob die Grenze um 1 Minute oder um 2 Stunden überschritten wurde. Ab der 6. Stunde und 1 Minute greift die Mindestpausenpflicht von 30 Minuten.

Viele Zeiterfassungssysteme ziehen bei Überschreitung der 6-Stunden-Marke automatisch 30 Minuten Pause ab, sofern diese nicht manuell gebucht wurde. Für den Mitarbeiter bedeutet das im obigen Beispiel:

• Tatsächlich im Betrieb verbrachte Zeit: 6 Stunden 10 Minuten
• Abzug durch die automatische Pausenregelung: 30 Minuten
• Angerechnete Netto-Arbeitszeit: 5 Stunden 40 Minuten

Der Mitarbeiter verliert in diesem Szenario 30 Minuten bezahlte Arbeitszeit für lediglich 10 Minuten Mehrarbeit.

Empfehlung für die Praxis: Wenn am Ende eines Arbeitstages keine wesentlichen Aufgaben mehr anstehen und die 6-Stunden-Marke nahezu erreicht ist, ist es für Arbeitnehmer in der Regel sinnvoller, exakt nach 6:00 Stunden auszustempeln. Dadurch werden volle 6 Stunden Arbeitszeit angerechnet, ohne dass ein automatischer Pausenabzug erfolgt. Arbeitgeber können ihre Belegschaft im Rahmen der Systemeinführung darauf hinweisen.

Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten

• Tägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): Die reguläre Obergrenze beträgt 8 Stunden pro Werktag (Montag bis Samstag = max. 48 Stunden/Woche). Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
• Ununterbrochene Ruhezeit (§ 5 ArbZG): Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen Beschäftigte eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einhalten (Sonderregelungen existieren u. a. für Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und die Gastronomie).

3. Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Einführung der Zeiterfassung

Damit die Einführung gelingt und die Zeiterfassung von der Belegschaft nicht als Kontrollinstrument empfunden wird, empfiehlt sich folgender Ablauf:

1. Systemauswahl treffen: Die Wahl reicht von digitalen Terminal-Lösungen und Web-Apps bis hin zu integrierten HR-Software-Modulen. Papierbasierte Stundenzettel oder einfache Excel-Listen sind zwar theoretisch denkbar, erfüllen jedoch oft nicht die Kriterien der Fälschungssicherheit und Übersichtlichkeit.
2. Betriebsrat einbinden: Besteht ein Betriebsrat, hat dieser gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein gewichtiges Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Systemen zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer. Formulieren Sie gemeinsam eine transparente Betriebsvereinbarung.
3. Klare Regeln definieren: Legen Sie fest, wie mit Sonderfällen (Dienstreisen, Arztbesuchen, Vergessen des Stempelns) umgegangen wird und wer Korrekturen vornehmen darf.
4. Datenschutz gewährleisten: Zeiterfassungsdaten unterliegen der DSGVO. Sie dürfen ausschließlich zur Arbeitszeitkontrolle und Abrechnung genutzt werden – eine verdeckte Verhaltens- oder Leistungskontrolle ist unzulässig.

Fazit: Schutz vor Überlastung statt reine Kontrolle

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bedeutet anfangs zwar etwas organisatorischen Aufwand, schafft jedoch langfristig Vorteile für beide Seiten. Beschäftigte werden vor unbezahlten Überstunden und schleichender Selbstausbeutung geschützt. Arbeitgeber gewinnen Rechtssicherheit, Transparenz und eine verlässliche Grundlage für die Ressourcenplanung. Eine offene und faire Kommunikation über Zeiterfassungsthemen stärkt das Vertrauen und trägt spürbar zu einem guten Teamklima bei.ja bitte

Mit der Sanoplan App können Mitarbeiter jetzt noch einfacher mit ihren Vorgesetzten kommunizieren. Zwei neue Funktionen machen den Alltag spürbar effizienter und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.

Krankmeldung per App

Ab sofort können Mitarbeiter ihre Krankmeldung direkt vom Smartphone aus senden.

• Schon bevor der Arztbesuch erfolgt, kann der Vorgesetzte informiert werden.
• Die Nachricht erscheint sofort im Desktop-System und muss bestätigt werden.
• Ergebnis: schnellere Reaktion, weniger Telefonate, mehr Transparenz.

Urlaubsantrag digital

Auch Urlaubsanträge lassen sich nun bequem mobil einreichen.

• Kein Papierkram mehr notwendig.
• Der Vorgesetzte erhält automatisch eine Benachrichtigung.
• Genehmigung oder Ablehnung erfolgt direkt im System.

Vier zentrale Funktionen in der App

Mit den neuen Features bietet die Sanoplan App jetzt vier Kernfunktionen für den Arbeitsalltag:

• Zeiterfassung (sofern erlaubt)
• Krankmeldung
• Urlaubsantrag
• Persönlicher Einsatzplan

Fazit:

Die Sanoplan App macht die Dienstplanung nicht nur effizienter, sondern auch flexibler. Mitarbeiter können wichtige Informationen jederzeit mobil übermitteln, während Vorgesetzte sofort reagieren können. Das spart Zeit, reduziert Bürokratie und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Team.

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• An- und Abmelden
• Benutzer wechseln
• Für Fortgeschrittene (Warnungen, Feiertage, Überstunden, Benutzeranmeldung mit Passwort, Mobile Nutzung, RFID, QR-Code)

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Für Fortgeschrittene

Beginner können dies für den Moment überspringen, außer Sie suchen Infos zu

• Warnhinweise
• Überstundenberechnung
• Feiertage
• Mobiler Einsatz
• RFID
• QR-Code

Warnhinweise: Hat ein Benutzer vergessen, Start- oder Endzeit für den Tag einzugeben, werden die fehlenden Daten am nächsten Tag orange markiert, damit diese leicht zu erkennen sind.

Überstunden: Direkt neben den erfassten Zeiten berechnet das Programm die Überstunden in allen Details.

• Zunächst die Dauer des Zeitblocks
• Dann die Gesamtzeit des Tages
• Dann die aufgezeichnete Pause
• Anschließend erfolgt die Korrektur der Pausenzeit (sollte jemand eine Pause nicht erfasst haben, gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiten, z.B. 30min nach 6 Stunden Arbeit, spezielle Nachtschichtzählung etc.)
• Dann die resultierende Arbeitszeit (Gesamtzeit des Tages abzüglich der korrigierten Pause)
• Dann die Überstunden des Tages (berechnet aus Arbeitszeit abzüglich der erforderlichen Tageszeit)
• Und die letzte Spalte zählt die gesamten Überstunden (Überstunden bis gestern plus Überstunden von heute)

Feiertage sind in der linken Datumsspalte orange markiert. Halb markierte Tage wie der 24. Dezember oder die letzten Tage des Jahres werden in einigen Ländern als halber Feiertag gezählt.

Falls Sie für Ihr Unternehmen oder Ihr Land zusätzliche Feiertage festlegen müssen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie können diese entweder durch einen Doppelklick in die linke Datumsspalte festlegen (es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie den Namen des Feiertages angeben können und ob sich dieser Abwesenheitstag jährlich wiederholen soll).
• Oder Sie tun es über die Einstellungen: Öffnen Sie die Einstellungen mit dem Zahnradsymbol. Dort sehen Sie dann die Mitarbeiterliste. Klicken Sie links auf „Feiertage“ und Sie sehen eine Seite mit allen bekannten Feiertagen der nächsten 12 Monate. Klicken Sie auf das rote Minus, wenn dieser Feiertag in Ihrem Land nicht existiert, und er wird gelöscht.
• Sie können auch einen individuellen Feiertag Ihrer Region oder Ihres Unternehmens festlegen, indem Sie ihn in die oberste Zeile eintragen und nicht vergessen, auf „Jährlich“ zu klicken, wenn Sie ihn für das nächste Jahr beibehalten möchten.
• Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, alle Feiertage für Ihre Region zu erhalten. Sie können einen Standard-ICS-Ferienkalender für Ihr Land verwenden. Sie finden mehrere davon im Internet, indem Sie nach „Download ical ‚Ihr Land‘“ suchen. Laden Sie den richtigen Kalender herunter und speichern Sie ihn auf Ihrer Festplatte (der deutsche Feiertagskalender ist standardmäßig bereits geladen). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Download auswählen“, um dem System mitzuteilen, wo Sie den Kalender gespeichert haben. Klicken Sie dann auf „Importieren“, um ihn in sanoplan zu importieren. Löschen Sie nicht benötigte Daten wie oben beschrieben mit der roten Minustaste. Prüfen Sie die Feiertagseinstellungen bitte mindestens einmal pro Jahr, vor allem, wenn Sie eigene freie Tage eingegeben haben.

Einstellungen für mobile Nutzung, RFID-Zeiterfassung und QR-Recording

Ein Mitarbeiter kann die Arbeitszeit selbst erfassen, wenn er die Erlaubnis dazu erhält. Es gibt 4 Möglichkeiten, dies zu tun, alle werden auf der Mitarbeiterseite unter „Einstellungen“ festgelegt.

1. Zeiterfassung im Sanoplan Desktop: Der Benutzer benötigt hierfür ein Passwort, welches er in das gleiche Feld eintragen kann, in dem auch der Vorgesetzte sein Vorgesetztenpasswort eingibt. Das Passwort für den Benutzer kann der Vorgesetzte in der rechten Passwortspalte der Mitarbeitertabelle festlegen. Das Passwort ist frei wählbar. Nach dem Einloggen mit diesem Passwort kann der normale Benutzer zwar keine Änderungen mehr vornehmen, er kann jedoch die Start- und Ende-Buttons in der Zeiterfassung nutzen und seine Zeiten der letzten Tage bearbeiten.
2. Mit dem gleichen Passwort kann die Zeiterfassung auch auf einem privaten Mobiltelefon gestartet und beendet werden.

Um diesen Modus zu verwenden, muss der Benutzer die Seite  https://www.sanoplan.com/sanoplan/mobile.html öffnen.

Anschließend muss er sich seinen Zugangscode besorgen (diesen bekommt er vom Vorgesetzten).

Anschließend muss er sein persönliches Passwort eingeben und auf „Anmelden“ klicken, um seine persönliche mobile Seite anzuzeigen.

Diese persönliche Seite sollte der Benutzer entweder im Browser als Lesezeichen speichern oder am besten „auf dem Homescreen speichern“ (erreichbar über das Browsermenü). Der Vorteil von „auf dem Homescreen speichern“ ist, dass der Benutzer eine App speichert und er Zugangscode und Passwort nicht mehr eingeben muss. Er kann dann seine Zeiterfassung öffnen, indem er auf das App-Symbol klickt.

Auf seiner persönlichen App sieht der Benutzer unten seine Dienstplantabelle und oben seine Zeiterfassung und kann die Buttons „Beginn“ und „Ende“ wie gewohnt nutzen und auch seine letzten 4 Arbeitszeiten bearbeiten, sofern dies vom Vorgestzten erlaubt ist (dies wird in den Einstellungen erfasst).

Zeiterfassung mit RFID:

Falls Sie lieber mit RFID-Chips arbeiten möchten, ist auch das möglich. Am günstigsten geht das mit einem einfachen RFID-Lesegerät, das an ein Android-Tablet angeschlossen wird (NICHT „Android Go“ verwenden) und der Stromversorgung über einen USB-Hub (der Hub muss gleichzeitig Strom liefern und das USB-Signal verarbeiten können).

1. Sobald Sie die Ausrüstung zusammengestellt haben, melden Sie sich erneut als Vorgesetzter an und klicken Sie dann auf der Seite mit den Mitarbeitereinstellungen oben links auf die Schaltfläche RFID. Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur RFID-Anmeldeseite. Diesen Link sollten Sie auf Ihrem Tablet (Mobil- und Desktop-PC funktionieren auch) öffnen, wenn das USB-Lesegerät angeschlossen ist.
2. Wenn Sie nun einen ungültigen RFID-Chip vor das Lesegerät halten, erscheint eine Fehlermeldung, die Sie über die Nummer des unbekannten RFID-Chips informiert. Tragen Sie diese Nummer in der Tabelle mit den Mitarbeitereinstellungen in der Spalte RFID links neben der Spalte Name für den Benutzer dieses Chips ein.
3. Nach dem Speichern der RFID-Nummer und dem Aktualisieren der RFID-Anmeldeseite hält man den Chip vor das RFID-Lesegerät. Ab sofort öffnet sich die Zeiterfassungsseite (wie oben als Handy-Bild gezeigt) und der Benutzer kann Zeiten eingeben

Zeiterfassung mit QR-Code:

1. Um die QR-Code-Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst den QR-Code erstellen. Dies können Sie selbst in den Mitarbeitereinstellungen tun. Wählen Sie die Mitarbeiterzeile aus und klicken Sie in der ersten Spalte (Titel QR) auf das QR-Symbol. Auf dem Bildschirm wird eine QR-Karte angezeigt.
2. Nach dem Ausdrucken können Sie diese Karte mit dem sanoplan QR Reader verwenden (mit Standard-QR-Readern funktioniert sie aus Sicherheitsgründen nicht).
3. Möchten Sie alle QR-Karten gleichzeitig und keine einzelne ausdrucken, klicken Sie nicht in die Namenszeile, sondern oben auf das Druckersymbol.
4. Nachdem Sie den QR-Code ausgedruckt haben, öffnen Sie bitte die Seite  https://www.sanoplan.com/sanoplan/qr_scanner.html  auf einem PC oder Tablet oder Mobiltelefon mit Internetzugang. Sie werden dann aufgefordert, der Kamera Zugriff zu gewähren
5. Halten Sie die Karte so, dass der QR-Code im Quadrat auf dem Bildschirm ist. Dann sollte sich die Zeiterfassungs-/Dienstplanseite (wie in Nr. 2c) öffnen und Sie können die Erfassung starten oder beenden.
6. Dateneingaben durch Benutzer unterbinden: Möchte der Verantwortliche den Benutzern zwar Einsicht in ihre Daten gewähren, ihnen jedoch das Eingeben und Bearbeiten von Daten untersagen, kann er dies durch das Deaktivieren der Option „Zeitbearbeitung durch Benutzer“ im linken blauen Bereich unten auf der Einstellungsseite tun.

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