Der Schutz personenbezogener Daten steht bei uns an oberster Stelle. Als Anbieter von Softwarelösungen erfüllen wir selbstverständlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und setzen auf höchste Sicherheitsstandards.
Datensicherheit und Verarbeitung
Bei Vertragsbeginn stellen wir jedem Kunden unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie eine Übersicht über die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Verfügung. Damit gewährleisten wir eine regelkonforme und transparente Verarbeitung personenbezogener Daten.
Serverstandorte & Datenspeicherung
Sanoplan arbeitet mit nur einem Unterauftragnehmer in Deutschland, der für die Serverbetreuung verantwortlich ist. Auch mit diesem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, wodurch alle Daten ausschließlich bei einem deutschen Unternehmen gespeichert werden. Es erfolgt keine Datenübermittlung ins Ausland – Ihre Informationen bleiben vollständig in Deutschland.
Sicherheit durch Verschlüsselung
Moderne Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Zusätzlich setzen wir weitere Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Vertraulichkeit und Integrität der gespeicherten Informationen sicherzustellen. Unter anderem wird regelmäßig ein Backup erstellt.
Erhobene Daten & Löschung bei Vertragsende
Sanoplan erfasst ausschließlich die von Ihnen eingegebenen Mitarbeiter-Namen, Arbeitszeiten sowie Dienstpläne und Abwesenheiten. Falls die Zeiterfassung genutzt wird, werden die entsprechenden Daten ebenfalls gespeichert. Nach Vertragsende werden sämtliche personenbezogenen Daten einschließlich der Backups gelöscht.
Nutzung externer KI-Dienste zur Unterstützung der Gebrauchsanweisung
Im Rahmen der Nutzung von Sanoplan besteht für Anwender die Möglichkeit, Fragen zur Gebrauchsanweisung direkt innerhalb der Anwendung zu stellen. Diese Fragen werden technisch so verarbeitet, dass keinerlei personenbezogene Daten (wie Name, E-Mail-Adresse, Nutzerkennung oder sonstige Identifikatoren) übermittelt werden. Die Inhalte der Fragen werden ausschließlich in anonymisierter Form über eine Schnittstelle (API) an externe Anbieter von KI-Diensten (derzeit Gemini oder ChatGPT) weitergeleitet. Die von diesen Diensten generierten Antworten werden anschließend innerhalb von Sanoplan angezeigt.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, den Nutzern eine effiziente und verständliche Unterstützung bei der Bedienung von Sanoplan zu ermöglichen. Da keine personenbezogenen Daten übermittelt werden, ist eine gesonderte Einwilligung nicht erforderlich.
Datenschutz und Datensicherheit
- Es werden keine personenbezogenen Daten an externe KI-Dienste weitergegeben.
- Die übermittelten Inhalte beschränken sich ausschließlich auf die jeweilige Frage zur Gebrauchsanweisung.
- Die Einbindung externer KI-Dienste ist in unseren Technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) dokumentiert.
- Die Verarbeitung dient ausschließlich der Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und erfolgt unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Falls Sie weitere Informationen wünschen oder Fragen zu unserem Datenschutz haben, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.