Sanoplan-Benutzerhandbuch (Version: 1.3)

Systemübersicht

Sanoplan ist eine Softwarelösung der sanoconsult Unternehmensberatung, entwickelt aus langjähriger Erfahrung im Krankenhausmanagement und in Beratungsprojekten. Unser Ziel ist es, die Dienstplanung in der Pflege effizienter und konfliktfrei zu gestalten sowie Prozesse zu optimieren, die mit herkömmlichen Methoden wie Papier- oder Excel-Planung nur schwer umsetzbar sind.

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen vereinfacht Sanoplan die Dienstplanung, ermöglicht mehrwöchige Planungen und bietet Lösungen für Schichtrotation, Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung. Besonderer Wert wurde auf die Vereinfachung von Prozessen und die Integration intuitiver Bedienkonzepte wie Drag & Drop gelegt, um den manuellen Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Die Unternehmensberatung Sanoconsult besteht seit über 20 Jahren. Der Sanoplan-Dienstplan entstand aus Erfahrungen im industriellen Management – unter anderem bei Drägerwerk – und im Klinikmanagement. Heute nutzen wir dieses Wissen, um intelligente Softwarelösungen zu entwickeln, die den administrativen Aufwand reduzieren und die Gesundheitsbranche nachhaltig unterstützen.

Unser Fokus liegt auf durchdachten und praxisnahen Planungswerkzeugen, die eine strukturierte und verlässliche Organisation ermöglichen und Ihnen helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Menschen in der Pflege.

“Gestresst von der Dienstplanung? Sanoplan spart Zeit, Stress und Geld”

Registrieren (Kostenlose Demo)

Wenn Sie auf https://www.sanoplan.com/ oder https://www.sanoplan.de den kostenlosen Test anklicken, erscheint ein Fenster. Sie müssen sich registrieren und dabei Ihren Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse und den Firmennamen angeben sowie je nach gewünschter Nutzung die Optionen Dienstplan, Urlaubsplaner und Zeiterfassung auswählen. Anschließend klicken Sie auf „Absenden“. Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, auf den Sie klicken müssen, um sich einzuloggen.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Registration.webm

Anmelden

Der zweite Schritt besteht darin, sich mit Ihren Zugangsdaten (vom Administrator bereitgestellt) anzumelden. Geben Sie einfach Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf die Login-Schaltfläche, um auf Ihre Mitarbeiterplanungs- und Zeiterfassungssoftware zuzugreifen.

Alternativ nutzen Sie den Link in der Email, um auf Ihren Test-Plan zuzugreifen. Für einen dauerhaft schnellen Zugriff können Sie die geöffnete Website als Lesezeichen speichern oder als Desktop-App ablegen.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Log-in.webm

Passwort zurücksetzen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf „Passwort vergessen“, um Ihr Passwort zurückzusetzen.

Hinweis zur Inaktivität

Wenn das System nicht reagiert, wurden Sie möglicherweise automatisch abgemeldet (nach etwa 10 Minuten Inaktivität). Melden Sie sich einfach erneut mit Ihrem Passwort oben links an.

Erneut anmelden

Unten stehendes Dialogfeld erscheint, wenn Sie sich ab- und wieder anmelden. Sie können es schließen, indem Sie auf das „x“ Symbol klicken oder direkt die Einstellungen oder andere Optionen aufrufen. Alternativ können Sie „Nicht mehr anzeigen“ auswählen, damit dieses Dialogfeld nicht bei jeder Anmeldung erscheint.

Startseite bei neuem Plan

Nach der ersten Anmeldung mit Ihren Zugangsdaten erscheint dieser Bildschirm. Hier können Sie die Sprache auswählen, die Namen der Mitarbeiter eingeben, den Bereich hinzufügen, für den Sie diese Planungssoftware nutzen, und eine Telefonnummer angeben, falls es Probleme oder Fragen gibt.

Nach dem Klicken auf Speichern öffnet sich das Dienstplanformular. Sie sehen ein kleines Feld mit -x- in der oberen rechten Ecke, darunter werden die Mitarbeiter angezeigt, die Sie bei Ihrer ersten Anmeldung hinzugefügt haben. Ziehen Sie einfach Namen per Drag & Drop auf eine Schicht. -x- bedeutet, dass die Schicht absichtlich freigelassen wurde (z. B. an Wochenenden oder Feiertagen).

Einstellungen öffnen

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol. Nun sehen Sie Optionen für Benutzer, Schichten und weitere Einstellungen.

Schicht hinzufügen

Geben Sie zum Beispiel „Zimmer 2“ in die erste Spaltenzeile ein, tragen Sie „8:00“ in die Spalte „Beginn“ ein und geben Sie z.B. 3 in die Spalte „Anzahl“ ein (wenn 3 Personen in dieser Schicht arbeiten). Die Spalte “Anzahl” zeigt die Anzahl der Mitarbeiter dieser Schicht an. Klicken Sie anschließend auf das grüne Pluszeichen (+), um die Schicht zu speichern. Hier finden Sie ein Video, wie Sie Schichten hinzufügen.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Add-shifts.webm

Liste anzeigen

Schließen Sie die Einstellungsseite mit dem „x“ in der rechten oberen Ecke des Bildschirms. Sie sollten nun die Zimmer2-Schicht und die zuvor eingegebenen Namen sehen. Jetzt können Sie die Schicht den Mitarbeitern zuweisen, indem Sie sie einfach per Drag & Drop einen Mitarbeiter in die Schicht ziehen. Hier finden Sie den Video-Link, wie Sie Schichten per Drag & Drop zuweisen können.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Assign-shifts.webm

Schichten planen

Natürlich werden Sie viele Zeilen mit Schichten haben. Ihr Ziel sollte es sein, keine leeren dunkelgrauen Felder zu haben! Dunkelgrau heißt: “nicht geplant”. Weisen Sie Personen Schichten zu, indem Sie einen Namen aus der Mitarbeiterliste in eine graue Zelle ziehen. Es ist nicht möglich, Tage in der Vergangenheit (vor gestern) zu bearbeiten. Sie können auch ein -x- in eine Schicht ziehen, um diese absichtlich freizulassen. Du kannst Mitarbeitenden keine Schichten an vergangenen Tagen zuweisen; du kannst Schichten nur für gestern oder ein zukünftiges Datum zuweisen.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/plan-shifts.webm

Abwesenheiten markieren

Genau wie beim Zuweisen von Schichten per Drag & Drop ziehen wir abwesende Mitarbeiter in die „Abwesend“-Ebene, basierend auf dem Tag, an dem sie fehlen werden.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Mark-Absences.webm

Grund markieren

In der Abwesenheitsebene befindet sich neben jedem abwesenden Mitarbeiter ein quadratisches Feld. Nach Klick auf dieses Feld können wir den Grund der Abwesenheit markieren, wie im Bild gezeigt.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Mark-reason.webm

Neuen Mitarbeiter hinzufügen

Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, gehen Sie über das Zahnrad-Menü zum Bereich Mitarbeiter. Füllen Sie mindestens die Angaben Name, Arbeitstage pro Woche, Arbeitsstunden pro Woche und Urlaubsdauer aus. Klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche, um den Mitarbeiter hinzuzufügen – er wird anschließend im Mitarbeiterbereich aufgeführt. Optional können Sie für die Mitarbeiter ein Passwort für bestimmte Rechte wie Webzugriff oder Erlaubnis zum Editieren vergeben. Falls Sie die Zeiterfassung per RFID-Chip oder QR-Code machen, erfolgt die optionale Eingabe ebenfalls auf dieser Seite.

Dienstplan der Mitarbeiter anzeigen

Sie können sehen, welcher Mitarbeiter an welchem Tag in welcher Schicht eingeteilt ist. Wenn Sie auf den Namen eines Mitarbeiters auf der rechten Seite des Wochenplans klicken, blinkt dieser im Mitarbeiterwochenplan auf und zeigt so den Dienstplan für jeden Tag und jede Schicht an.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/view-employee-duty.webm

Funktionsschaltflächen:

Durch Klicken auf die „Flugzeug“-Option kommen Sie in den Abwesenheitsplan, wobei jede Farbe den jeweiligen Grund anzeigt. Zurück zur Startseite gelangen Sie, indem Sie auf die hervorgehobene Option klicken.

Mit der Uhr-Schaltfläche kommen Sie in die Zeiterfassung, wann die Schicht eines Mitarbeiters beginnt und endet, einschließlich Details wie Dauer, Pausenstunden, Arbeitsstunden und Überstunden, die automatisch berechnet werden. Sie können außerdem manuell weitere Zeiten (z.B. Abwesenheiten) hinzufügen, indem Sie in der entsprechenden Zeile auf die „+“-Schaltfläche klicken. Jede Person muss ihre eigene Zeit individuell erfassen, aber Vorgesetzte können die Zeiten der Mitarbeitenden bearbeiten oder korrigieren. Wenn eine Zeiterfassung rot markiert ist, kann das System die geleistete Arbeitszeit nicht berechnen – deshalb wird sie rot angezeigt.

Dienstplan Ansichten

Schichtansicht Woche

Die normale Ansicht zeigt links die Schichten und die Anfangszeiten und rechts die einzuteilenden Mitarbeiter. Dargestellt wird der Zeitraum einer Woche, der Wochenbeginn ist oben links markiert, die nächste oder vorige Woche lässt sich erreichen, indem man die Pfeile neben dem Datum des Wochenbeginnes klickt.

Es gibt 3 Möglichkeiten der Schichtplanung:

Mitarbeiternamen können per Drag und Drop aus der rechten Spalte in die gewünschte Schicht gezogen werden
Welche Mitarbeiter am entsprechenden Tag verfügbar sind, sehen Sie, wenn Sie die Maus über das entsprechende Tagesdatum halten
Durch Klick auf den KI Knopf (Kopf neben dem Datum) erstellt die KI Ihnen einen Vorschlag für den entsprechenden Tag.
Da es immer wieder Sonderfälle durch Krankheiten etc gibt existiert noch eine KI-Hilfe. Diese sehen Sie, wenn Sie die Maus über die zu besetzende Schicht halten. Ihnen wird dann auf schwarzem Untergrund angezeigt, wer an dem Tag anwesend und ausgebildet für die entsprechende Schicht ist, und auf grünem Untergrund wird Ihnen angezeigt, wer ausgebildet und verfügbar (noch nicht verplant) ist. Zur Auswahl klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Mitarbeiter.

Mitarbeiteransicht Woche

Durch Klicken auf den obigen Button können Sie die Darstellung umkehren und die Mitarbeiter Namen links anzeigen. Die Schichten stehen dann auf der rechten Seite. In diesem Fall ziehen Sie zum Planen von rechts die Schichten auf den Tag des Mitarbeiters.

Tagesansicht

Wenn sie sehr viele Schichten planen, kann es übersichtlicher sein, durch Klick auf das Datum auf die Tagesansicht zu schalten. Dann können Sie nach Wahl z.B. links den Vormittag, rechts den Nachmittag und daneben die Abwesenden anzeigen, so dass Ihre Schichtliste nur noch halb so lang ist

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Daily-Plan.webm

Durch Klicken auf das Fragezeichen können Sie das Benutzerhandbuch anzeigen oder auch Ihre Frage direkt an die künstliche Intelligenz stellen..

Durch Klicken auf das Zahnrad können Sie die Einstellungen aufrufen, z. B. Schichten bearbeiten, grundlegende Wochenpläne (z.B. freie Tage der Woche) einstellen, Betriebsferien und Feiertage eintragen, die Sprache ändern und vieles mehr.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie über die Briefumschlag Schaltfläche dem Support-Team eine E-Mail mit Fragen oder Vorschlägen senden.

Sie können Ihren Wochenplaner ausdrucken, indem Sie auf die Druckoption klicken.

Durch Klicken auf Reports können Sie diverse Berichte abrufen.

Abwesenheiten

Im Bereich Abwesenheiten können Sie den Monatsbericht der abwesenden Mitarbeiter einsehen. Sie können den Bericht auch ausdrucken, indem Sie oben rechts auf die Drucken-Schaltfläche klicken.

Anwesenheit

Protokoll

Das Protokoll erlaubt Ihnen zu sehen, wer wann was geändert hat

4-Wochen-Schichtplan

Greifen Sie im Bereich Berichte auf den 4-Wochen-Schichtplan zu, um die Einsatzpläne für die nächsten vier Wochen anzuzeigen. Sie können den Plan mit der Drucken-Schaltfläche ausdrucken oder mit einem Klick auf die „×“-Schaltfläche schließen.

4-Wochen-Benutzerplan

Greifen Sie im Bereich Berichte auf den 4-Wochen-Benutzerplan zu, um die Einsatzpläne der Mitarbeiter für die nächsten vier Wochen anzuzeigen. Sie können den Plan mit der Drucken-Schaltfläche ausdrucken oder mit einem Klick auf die „×“-Schaltfläche schließen.

Überstundenbericht

Greifen Sie im Bereich Reprts auf den Überstundenbericht zu, um die Überstunden der Mitarbeiter anzuzeigen. Sie können mit einem Klick auf die „×“-Schaltfläche zurückkehren.

Nachtarbeitsbericht

Greifen Sie im Bereich Berichte auf den Nachtarbeitsbericht zu, um die Nachtdienste der Mitarbeiter anzuzeigen. Sie können auf „i“ klicken, um Informationen zum Nachtarbeitsbericht zu erhalten, und mit einem Klick auf die „×“-Schaltfläche zurückkehren.

Personalbedarf

Tägliche Stunden

Wenn Sie den Mitarbeitern keine völlig freie Gleitzeiteinteilung gewähren, erlaubt die Schaltfläche “tägliche Stunden” unter Reports den Mitarbeitern täglich unterschiedliche Sollstunden zuzuweisen einschließlich Startzeiten, Pausenzeiten, Rückkehrzeiten, gesamter Pausendauer. Die Gesamtdauer des Einsatzes wird automatisch berechnet und es erfolgt ein Abgleich mit den in den Einstellungen gemäß Arbeitsvertrag gesetzten Wochenstunden des Mitarbeiters. Es gibt eine Warnung in Rot oder Gelb, wenn die Zahl der Tage nicht übereinstimmt oder wenn die Zahl der Wochenstunden nicht übereinstimmt. Sie können den Plan mit der Drucken-Schaltfläche ausdrucken oder mit einem Klick auf die „×“-Schaltfläche schließen.

Darüber hinaus können auch dauerhaft feste Arbeitszeiten zugewiesen werden , wenn z.B. keine Gleitzeit erlaubt ist oder wenn z.B. ein Azubi an bestimmten Tagen wegen Berufschule nicht anwesend sein kann. Diesen Fall stellen Sie durch Doppelklick auf die entsprechende Zeit ein, die in der Zeiterfassung dann registrierte Zeit wird braun markiert und ist in der Liste der täglichen Stunden folglich leicht zu erkennen. Diese Zeiten werden automatisch auch in den Dienstplan und den Urlaubsplan und die Zeiterfassung übernommen.

Fehlerhafte Zeiterfassung

Die Funktion Fehlerhafte Zeiterfassung gibt detailliertere Informationen zu den in der Zeiterfassung rot markierten Fehlern. Sie können die Fehler mit der Drucken-Schaltfläche ausdrucken oder mit einem Klick auf die „×“-Schaltfläche schließen.

Rote Punkte

Rote Punkte sind immer Warnhinweise.

Ein roter Punkt auf dem Flugzeug Button zeigt unbearbeitete Urlaubsanträge

Ein roter Punkt in der Zeiterfassung zeigt, welche Mitarbeiter fehlerhaft erfasst haben.

Ein roter Punkt in der Mitarbeiterspalte auf der rechten Seite im Dienstplan zeigt an, welchem Mitarbeiter in der lfd. Woche Arbeit über seine geplanten Arbeitsstunden hinaus zugewiesen wurden.

RFID

Hier ist ein Artikel Zeiterfassung RFID | Zeiterfassung mit Transponder

Trichter-Option

Mit der Trichter-Option können Sie gezielt ehemalige Mitarbeiter filtern und anzeigen

„?“-Symbol im Bereich Mitarbeiter

Klicken Sie im Bereich Mitarbeiter auf das „?“-Symbol, um eine Anleitung zu öffnen, wie Sie Mitarbeiterverträge hinzufügen, abrufen und verwalten sowie Mitarbeiterrechte im Bereich Mitarbeiter ändern können.

Schichtzeiten

Öffne die Einstellungen über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Klicke dann links auf „Schichtzeiten“. Dort siehst du eine Liste aller geplanten Schichten und rechts die Möglichkeit, für jeden Tag die Start- und Endzeiten der jeweiligen Schicht festzulegen. Sobald die Startzeit einer Schicht eingetragen ist, werden die Zeiten im Dienstplan angezeigt.

Betriebsferien hinzufügen

Sie können Betriebsferien hinzufügen, indem Sie auf die Option „Betriebsferien“ klicken, die gewünschten Daten auswählen und auf „Hinzufügen“ klicken, um den Feiertag einzutragen.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Add-Company-Holiday.webm

Feiertage hinzufügen

Sie können Feiertage hinzufügen, indem Sie auf die Option „Feiertage“ klicken, das Datum und den Namen auswählen, „Jährlich“ markieren, wenn es sich um einen wiederkehrenden Feiertag handelt, und auf „+“ klicken, um den Feiertag hinzuzufügen.

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/Add-Bank-holiday.webm

Kalender importieren

Importieren Sie Ihren Kalender aus dem Verzeichnis, in dem Sie ihn gespeichert haben, indem Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ klicken.

Sprache ändern

Indem Sie im Bereich Einstellungen auf „Sprachen“ klicken, erscheint ein Dropdown-Menü auf dem Bildschirm, in dem Sie die Sprache Ihrer Wahl auswählen können.

Datumsformat ändern

Wenn Sie im Abschnitt „Einstellungen“ auf „Datumsformat“ klicken, erscheint ein Dropdown-Menü auf dem Bildschirm, in dem Sie das gewünschte Format auswählen können.

Vertretungen anzeigen

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Vertretungen anzeigen“ aktivieren, können Sie die Felder „Vertretung 1“ und „Vertretung 2“ im Jahres- und Wochenplan sehen.

Wochenenden anzeigen

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Wochenenden anzeigen“ aktivieren, können Sie die Wochenendfelder (z. B. Samstag, Sonntag) im Wochenplan sehen.

Doppelschichten

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Doppelschicht“ aktivieren, können Sie den Mitarbeitern eine Doppelschicht zuweisen.

Splitview

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Splitview“ aktivieren, werden Mitarbeiter in Schichten mit gleichen Namen nebeneinander dargestellt (das reduziert die Höhe des Schichtplanes), andernfalls werden die Mitarbeiter kompakt untereinander dargestellt

Zeitenbearbeitung durch Benutzer

Wenn Sie auf „Zeitenbearbeitung durch Benutzer“ klicken, können Sie den Mitarbeitern erlauben, ihre Arbeitszeiten zu bearbeiten.

KI-Automatik

Die KI von Sanoplan benötigt etwa 1–2 Wochen, um die Vorlieben Ihres Teams zu erlernen. Anschließend kann sie Ihnen helfen, die besten Mitarbeiter den richtigen Schichten zuzuordnen!

https://www.sanoplan.com/wp-content/uploads/2025/10/AI-Automatic.webm

So installierst du die mobile App

Öffne die folgende Seite in einem Browser deiner Wahl auf deinem Mobiltelefon.

https://www.sanoplan.com/sanoplan/mobile.html. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein Code und ein Passwort abgefragt werden.

Der Vorgesetzte bzw. Administrator des Dienstplans findet den Code nach dem Einloggen unter Einstellungen → Mitarbeitende. Der Code, der an den Mitarbeitenden weitergegeben werden muss, befindet sich oben rechts auf der sich öffnenden Seite – über der Spalte Passwort.

Der Code, der an den Mitarbeitenden weitergegeben werden muss, befindet sich oben rechts auf der sich öffnenden Seite – über der Spalte Passwort. Zusätzlich benötigt der Mitarbeitende ein Passwort, das du in der darunterliegenden Spalte festlegen kannst (bitte wähle ein langes Passwort mit mindestens einer Zahl und einem Sonderzeichen).

Der Mitarbeitende muss diese Informationen auf seinem Mobiltelefon eingeben, um seine Seite zu öffnen.

Um diese Informationen nicht jedes Mal erneut eingeben zu müssen, können sie in den Einstellungen ihres Mobiltelefons die Seite als App speichern, indem sie „Zum Startbildschirm hinzufügen“ auswählen. Beim nächsten Öffnen dieser App muss kein Passwort mehr eingegeben werden, und der Dienstplan wird sofort angezeigt.

Hier ist die mobile Ansicht:

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist Sanoplan und wie kann es meiner Klinik helfen?

Sanoplan ist eine leistungsstarke Klinik-Planungssoftware, die Ihnen hilft, die Personalplanung zu vereinfachen, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter zu verwalten und Ihren Planungsprozess zu automatisieren. Sie ist für kleine und mittelgroße Kliniken, Ambulanzen und Pflegeheime konzipiert, die ihre Effizienz steigern möchten. Unser System spart Ihnen erheblich Zeit und Geld und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ist Sanoplan für unsere Personalplanungsbedürfnisse geeignet?

Unsere Software wurde mit Pflegekräften und MFA für Ambulanzen, Klinken und Pflegeheime entwickelt, die 15 oder mehr Mitarbeiter einplanen müssen funktioniert aber genauso für andere Betriebe . Sanoplan ist ideal für komplexe Personalanforderungen, die eine automatisierte Lösung zur Erfassung und Planung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter suchen. Unsere Kunden möchten von manuellen Prozessen und Tabellenkalkulationen wegkommen und suchen nach einer einfachen und effizienten Lösung.

Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Unsere Software bietet eine effiziente und flexible Zeiterfassung. Mitarbeiter können sich über verschiedene Methoden wie RFID, QR-Codes und eine mobile App an- und abmelden. Sanoplan berechnet anschließend automatisch die geleisteten Stunden, einschließlich Überstunden, und stellt die erforderlichen Daten zur Erstellung von Stundenzetteln und Mitarbeiterstundenberichten bereit. Alle diese Daten helfen Ihnen, Ihr Personal und Ihre Ressourcen besser zu verwalten.

Wie kann ich RFID zur Zeiterfassung nutzen?

Hier ist ein Artikel Zeiterfassung RFID | Zeiterfassung mit Transponder

Wie funktioniert die automatische Schichtplanung?

Unsere automatisierten Schichtplanungs-Tools sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen. Sanoplan verwendet fortschrittliche Algorithmen und KI-gestütztes Selbstlernen, um Schichtpläne basierend auf der Verfügbarkeit des Personals und den Anforderungen der Klinik zu erstellen. So können Sie mit minimalem Aufwand optimierte Pläne erstellen. Das System berücksichtigt alle Ihre Eingaben und schlägt anschließend einen auf Ihre Bedürfnisse optimierten Plan vor. Klicken Sie einfach den KI-Kopf.

Ist es möglich, Urlaub und Abwesenheiten in Sanoplan zu erfassen?

Ja, unser System hilft Ihnen, den Urlaub und die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter einfach zu erfassen. Sanoplan ermöglicht es Ihnen, einen Plan zu erstellen, der alle Urlaubsanträge berücksichtigt. Unsere Software stellt sicher, dass alle Urlaubsanträge erfasst werden, und erstellt auf Basis dieser Daten einen Plan, der sie einbezieht. So verschwenden Sie keine Zeit mehr mit manuellen Urlaubsberechnungen.

Wie kann ich Schichten Zeiten hinzufügen, wenn die Schichten an jedem Wochentag unterschiedliche Start- und Endzeiten haben?

Es kann sinnvoll sein, nicht alle Schichtzeiten einzutragen. Besonders wenn mehrere Personen in derselben Schicht arbeiten, kann es vorteilhaft und platzsparend sein, die Zeiten nur einer der Schichten zuzuordnen.

Wie kann ich Namen verschieben?

Im Dienstplan kannst du Namen per Drag & Drop aus der rechten Mitarbeitendenspalte in eine der Schichten ziehen. Du kannst Namen auch vertikal verschieben, also von einer Schicht in eine andere am selben Tag. Außerdem kannst du einen Namen in den Abwesenheitsbereich unten ziehen – dadurch wird die Person als krank eingetragen, da dies die normale kurzfristige Abwesenheit ist.

Die Abwesenheitskategorie kannst du ändern, indem du auf das kleine farbige Kästchen im unteren Abwesenheitsbereich klickst. Es öffnet sich eine Liste mit verschiedenen Abwesenheitskategorien, aus der du eine auswählen kannst.

Bitte beachten: Schichten in der Vergangenheit, also vor gestern, können nicht geändert werden.

Warum wird der Basisplan benötigt?

Der Basisplan legt die Standardeinstellungen fest, die sich – außer in Ausnahmefällen – nie ändern. Das kann zum Beispiel eine Schicht sein, die grundsätzlich nicht besetzt wird, etwa wenn freitagnachmittags niemand arbeitet. In diesem Fall empfiehlt es sich, im Basisplan das Symbol „-x-“ in die entsprechende Schicht zu ziehen.

Ebenso kannst du, wenn beispielsweise immer dieselbe Person die Buchhaltung übernimmt, den entsprechenden Namen im Basisplan in die passende Schicht eintragen. Der aktuelle Dienstplan wird dann stets mit diesen Standardvorgaben ausgefüllt – es sei denn, die betreffende Person ist im Urlaub oder abwesend. In diesem Fall kannst du im Dienstplan eine Vertretung oder einen anderen Namen in die betreffende Schicht ziehen – oder die künstliche Intelligenz damit beauftragen.

Wenn Mitarbeitende an ihrem Geburtstag oder an anderen Tagen vom Arbeitgeber freigestellt werden, wie kann ich das erfassen?

Dies ist für den Dienstplan nicht relevant, aber für die Zeiterfassung sehr wichtig, da du der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter aus einem bestimmten Grund bezahlten Urlaub gewährst. In diesem Fall kann die Person ihre Zeit wie gewohnt erfassen (ein- und ausstempeln), und du fügst anschließend den bezahlten Urlaub in der Zeiterfassung hinzu.

Gehe dazu in die Zeiterfassung, doppelklicke auf die Start- oder Endzeit des betreffenden Tages – es öffnet sich ein Fenster mit drei grünen Optionen.

Klicke auf „Zusätzliche Zeit eintragen“ und gib dann die Start- und Endzeit ein, die berücksichtigt werden soll; diese wird anschließend als Arbeitszeit gezählt.

Ich muss die Arbeitszeit einer Person nachträglich anerkennen, die mit Genehmigung abwesend war und sich daher nicht eingestempelt hat. Was kann ich tun?

Wenn Arbeitsstunden gezählt werden sollen, obwohl keine Stempelung erfolgt ist, steht folgende Option zur Verfügung:

Doppelklicke auf die leere Endzeit des entsprechenden Datums. Es öffnet sich ein kleines Pop-up-Fenster mit drei Auswahlfeldern.

Klicke auf „Alle geplanten Stunden zählen, auch wenn nicht gearbeitet“ (grüner Hintergrund). Dadurch werden alle Sollstunden als gearbeitet gezählt, und die Zeile wird grün markiert, um die besondere Situation anzuzeigen.

Achtung: Wenn du zusätzlich Zeiten in dieser Zeile einträgst, werden diese als Überstunden gezählt (zusätzlich zu den Sollstunden). Diese Funktion ist für besondere Fälle gedacht, in denen jemand außergewöhnlich lange gearbeitet hat.

Der Mitarbeitende hat vergessen, seine zweite Nachmittagsschicht zu erfassen. Was kann ich tun?

Du kannst die Zeiten manuell im Zeiterfassungssystem hinzufügen. Da für den betreffenden Tag nur eine Schicht erfasst ist, kannst du die zusätzlichen Zeiten nicht in dieser Zeile eintragen, sondern musst für diesen Tag eine neue Zeile anlegen.

Dazu doppelklicke auf die erfasste Endzeit des betreffenden Tages – es öffnet sich ein kleines Fenster. Unten siehst du den Punkt „Zusätzliche Zeit eintragen“ (grüner Hintergrund). Dadurch wird eine neue Zeile erstellt, die standardmäßig mit 12:00 bis 12:00 vorausgefüllt ist (damit keine Zeit hinzugefügt wird, wenn sie nicht bearbeitet wird).

Diese Zeiten kannst du anschließend auf die gewünschten Zeiten anpassen.

Wie kann ich das Mobiltelefon so einrichten, dass der Mitarbeitende seinen Dienstplan sehen und Zeiten erfassen kann?

Da der Zugriff für deine Mitarbeitenden individuell eingerichtet wird, müssen Zugang und Passwort eingerichtet werden.

Dein Mitarbeitender muss daher die folgende Seite in einem Browser seiner Wahl auf seinem Mobiltelefon öffnen:

https://www.sanoplan.com/sanoplan/mobile.html.

Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der ein Code und ein Passwort abgefragt werden.

Der Vorgesetzte bzw. Administrator des Dienstplans findet den Code nach dem Einloggen unter Einstellungen → Mitarbeitende.

Der Code, der an den Mitarbeitenden weitergegeben werden muss, befindet sich oben rechts auf der sich öffnenden Seite – über der Spalte „Passwort“.

Zusätzlich benötigt der Mitarbeitende ein Passwort, das du in der darunterliegenden Spalte festlegen kannst (bitte wähle ein langes Passwort mit mindestens einer Zahl und einem Sonderzeichen).

Der Mitarbeitende muss diese Informationen auf seinem Mobiltelefon eingeben, um seine Seite zu öffnen.

Damit diese Daten nicht jedes Mal erneut eingegeben werden müssen, kann er in den Einstellungen des Mobiltelefons (in der Regel über die drei Punkte oben rechts im Browser) die Seite als App speichern, indem er „Zum Startbildschirm hinzufügen“ auswählt.

Beim nächsten Öffnen dieser App muss kein Passwort mehr eingegeben werden, und der Dienstplan wird sofort angezeigt.

Wie viel kostet Sanoplan und welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

Sanoplan bietet einen einfachen Preistarif. Wir berechnen eine niedrige monatliche Gebühr für jeden aktiven Benutzer. Vorher haben Sie die Möglichkeit, unser System einen Monat ausführlich gratis zu testen – natürlich unterstützen wir Sie dabei. Für weitere Informationen zu unseren Preisen und Zahlungsmöglichkeiten, Preis Sanoplan Dienstplan Urlaubsplan Zeiterfassung

Wie kann ich die Software nutzen?

Starten Sie gleich Ihre kostenlose Testversion durch klick auf der Website und entdecken Sie alle Funktionen von Sanoplan. Wir sind sicher, dass Sie beeindruckt sein werden.

Fragen von Pflegekräften und Praxismanagern

Wie sieht mein Plan für die ganze Woche aus?

Sie können den Plan auf der Startseite Ihres Sanoplan-Kontos einsehen. Sie können ihn bearbeiten, indem Sie sich in Ihr Konto einloggen. Um Ihren persönlichen 4-Wochen-Plan anzusehen, klicken Sie auf Reports=> 4-Wochen-Benutzerplan.

Wie viele freie Tage habe ich?

Die freien Tage können basierend auf der gesamten wöchentlichen Personalplanung ermittelt und im Abschnitt „Abwesenheiten“ unten eingesehen werden. Alternativ können Sie den Urlaubsplan öffnen und die gewünschten Daten überprüfen.

Wie plane ich meinen Urlaub, ohne die Personalplanung zu beeinträchtigen?

Die Urlaubsplanung ist wichtig, aber mit Sanoplan verläuft alles reibungslos und einfach. Klicken Sie einfach auf das Flugzeugsymbol, um den Urlaubsplaner zu öffnen. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein bestimmtes Datum, um alle Optionen anzuzeigen, für die Sie einen Antrag stellen möchten. Klicken Sie auf die Option, die Sie interessiert. Über und unter Ihrer Zeile können Sie die Pläne anderer Mitarbeiter sehen.

Wenn Sie beispielsweise einen längeren Urlaub beantragen möchten, klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein bestimmtes Datum, um den roten „Urlaub beantragt“-Tag auszuwählen. Für einen noch längeren Urlaub klicken und ziehen Sie das rote Feld, um so viele Tage auszuwählen, wie Sie beantragen möchten.

Wie viele Schichten habe ich bis zu meinem ersten freien Tag?

Sie können Ihre Schichten für die gesamte Woche auf der Sanoplan-Startseite einsehen. Oder Sie loggen sich ein und klicken dann oben rechts auf Berichte => 4-Wochen-Benutzerplan, alternativ schalten Sie die Ansicht mit dem Querpfeil auf die Mitarbeiteransicht.

Wer wird mich während meiner Schichten begleiten?

Sehen Sie sich den aktuellen Plan an und wählen Sie den Tag aus. Alle, die unter oder über Ihrem Namen stehen, sind in derselben Schicht. Wenn Sie nach einem bestimmten Namen suchen, können Sie den Namen in der rechten Spalte anklicken und gedrückt halten. Der Name beginnt dann in allen Schichten, in denen er erscheint, zu blinken.

Wie überprüfe ich meine Überstunden?

Klicken Sie auf das obere Uhrensymbol, um die Zeiterfassung zu öffnen, wählen Sie Ihren Namen in der rechten Liste aus (falls er nicht bereits ausgewählt ist), und Sie sehen Ihre Zeiterfassung der letzten Wochen, einschließlich der Überstunden.

Wie verwalte ich meine Pausen?

Melden Sie sich mit Ihrem Namen an und klicken Sie auf das obere Uhrensymbol, um die Zeiterfassung zu öffnen. Pausen können geplant werden, indem Sie die Schaltfläche „BEGIN“ drücken, um die Pausenzeit zu starten, und die Schaltfläche „END“, wenn die Pause beendet ist. Wenn Sie RFID, QR-Code oder Ihr Mobiltelefon verwenden, öffnen Sie die entsprechende Anwendung und stempeln Sie Ihre Pause wie oben beschrieben.

Gibt es eine App, mit der ich auf meinen Plan zugreifen kann?

Ja, mit der Genehmigung Ihres Vorgesetzten können Sie Ihre Zeit über die App erfassen und Ihre nächsten Schichten auf Ihrem Telefon einsehen.

Wie kann ich meinen genutzten und ungenutzten Urlaub sowie meine Krankentage einsehen?

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, Ihnen die Daten zu zeigen.

Kann ich meinen eigenen Plan erstellen?

Ja, das können Sie, solange Ihr Vorgesetzter es erlaubt. Sie benötigen Ihren eindeutigen Passcode, um Ihren Namen in die gewünschte Schicht zu ziehen.

————————————– ENDE ——————————————

Benutzerhandbuch