wie Sanoplan bei der Umstellung hilft

 

Die Situation

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen, dass eine bessere Work-Life-Balance nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigert, sondern auch die Produktivität und Zufriedenheit langfristig erhöht. Die Umstellung von einer klassischen 5-Tagewoche auf eine 4-Tagewoche ist dabei ein viel diskutierter Ansatz. Doch wie lässt sich das in einem komplexen Dienstplan mit rund 20 Mitarbeitenden umsetzen, ohne die Versorgungssicherheit zu gefährden?

In unserem Beispiel arbeiten die Mitarbeitenden von Montag bis Freitag. Pro Tag werden mindestens 11 Personen benötigt, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Ziel ist es, dass jede*r Mitarbeitende künftig nur an vier Tagen pro Woche arbeitet – bei gleichbleibender Gesamtarbeitszeit und unter Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorgaben. Mehr Freizeit, weniger Belastung, bessere Balance.

 

Was könnte man besser machen

In der bestehenden 5-Tagewoche sind alle Mitarbeitenden gleichmäßig über die Woche verteilt eingeplant. Das führt zwar zu einer stabilen Versorgung, aber auch zu einer hohen Belastung. Die Freizeit ist begrenzt, Erholungsphasen sind kurz, und die Flexibilität bei der Dienstplanung ist eingeschränkt.

Ein weiteres Problem: Nicht jeder Mitarbeitende beherrscht alle Tätigkeiten. Das macht die Planung komplex, insbesondere bei Ausfällen durch Krankheit oder Urlaub. Die Schichtbesetzung muss nicht nur quantitativ stimmen, sondern auch qualitativ – mit den richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit.

 

Was sollten wir tun?

Die Umstellung auf eine 4-Tagewoche muss schrittweise erfolgen. Ein abrupter Wechsel würde zu Chaos führen. Deshalb empfiehlt sich ein etappenweiser Meilensteinplan, der sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die betrieblichen Anforderungen berücksichtigt.

Zentrale Schritte:

• Kompetenzanalyse: Wer kann was? Welche Tätigkeiten sind kritisch?

• Stundenermittlung: Wie viele Stunden werden täglich benötigt? Wie viele Stunden leisten die Mitarbeitenden aktuell?

• Puffer einplanen: Für Urlaub, Krankheit und unvorhergesehene Ausfälle.

• Priorisierung: Welche Mitarbeitenden können zuerst auf eine 4-Tagewoche umgestellt werden?

• Vertretungsregelung: Wer springt ein, wenn jemand ausfällt?

 

Die Lösung mit Sanoplan

Sanoplan ist das ideale Tool, um diese komplexe Umstellung zu begleiten. Die KI-gestützte Dienstplanung ermöglicht eine dynamische, kompetenzbasierte und realistische Umsetzung der neuen Arbeitszeitmodelle.

So hilft Sanoplan konkret:

• KI-Training: In mindestens zwei Wochen wird die KI mit den vorhandenen Daten trainiert. Sie lernt automatisch, welche Schichten es gibt, wer welche Tätigkeiten beherrscht und an welchen Tagen welche Mitarbeiter verfügbar sind. Darüber hinaus erkennt das System auch Urlaube, Krankheiten oder sonstige Abwesenheiten.
• Stundenermittlung & Abgleich: Sanoplan berechnet den täglichen Stundenbedarf und gleicht ihn mit den verfügbaren Mitarbeitenden ab – inklusive Puffer für Urlaub und Krankheit.
• Schrittweise Umstellung: Die Mitarbeitenden, die noch 5 Tage arbeiten, werden identifiziert. Dann wird der erste Mitarbeitende am fünften Tag auf „frei“ gesetzt – Sanoplan berücksichtigt ihn ab sofort nicht mehr für diesen Tag.
• KI-gestützte Neubesetzung: Die KI schlägt automatisch passende Vertretungen vor. Falls keine verfügbar sind, zeigt Sanoplan, wer die nötigen Kompetenzen hat und verfügbar wäre.
• Manuelle Ergänzung: Falls nach 2-3 Wochen Training noch nicht genügend kompetente Vertreter für die entsprechenden Schichten bekannt sind  können sie per drag and drop einfach ergänzt werden – Sanoplan bleibt flexibel.
• Stundenkontrolle: Am Anfang empfiehlt es sich nur ungefähre Schichtdauern zu verwenden, denn wenn diese zu exakt gesetzt werden, gibt es bei der Umstellung in der Regel Überlappungsprobleme bei den Mitarbeitern. Auch gesetzliche Pausen sind ja zu berücksichtigen. Im nächsten Schritt wird aber die geplante Wochenstundenzahl wird nicht mehr aus Durchschnittswerten berechnet, sondern Stück für Stück aus den tatsächlichen täglichen Einsätzen. So bleibt die Planung realistisch und gesetzeskonform.
• Simulation & Anpassung: Die neue Planung wird einige Tage getestet. Unerwartete Probleme – z. B. fehlende Kompetenzen bei Nebentätigkeiten – werden erkannt und angepasst.
• Etappenweise Erweiterung: Nach erfolgreicher Umstellung der ersten zwei Mitarbeitenden folgen die nächsten zwei – bis alle auf eine 4-Tagewoche umgestellt sind.

 

Meilensteinplan zur Umstellung

Woche	Maßnahme
Woche 1	Ermittlung von Zeit- und Resourcenbedarf. Stehen rechnerisch genügend Mitarbeiter zur Verfügung, um die Kernfunktionen ( z.B. das Sprechzimmer bei einem Arzt ) mit kompetenten Mitarbeitern weiterhin 5 Tage zu besetzen?
Woche 2-3	Einrichtung von Sanoplan und schaffen der Voraussetzungen für eine Optimierung (z.B. kritische Resourcen in den Fokus statt nur Mitarbeiter zentiert). Parallel das KI-Training mit Sanoplan, Kompetenzanalyse, Stundenermittlung und erste Urlaubs und Abwesenheitsplanung
Woche 4	Umstellung der ersten 2 Mitarbeitenden auf 4 Tage, KI-Lauf , fehlende Vertreter benennen
Woche 5	Analyse der Situation, manuelle Ergänzungen, Vertretungsregelung, Springer benennen und dann Umstellung der nächsten 2 Mitarbeiter
Folge- Wochen	Umstellung weiterer 2 Mitarbeiter pro Woche
danach	Falls eine Umstellung auf einen Schichtwechsel (z.B. nach 2 Wochen wiederholend) vorgesehen ist, ist es gut, dieses erst durchzuführen, nachdem etwa die Häfte des Teams umgestellt ist.
Ende	Abschluss der Umstellung, alle Mitarbeitenden arbeiten 4 Tage/Woche und Benennung eines Springers für Ausnahmesituationen.

Besonderheiten beachten

Die Herausforderung liegt nicht nur in der Hauptbesetzung – z. B. Arzt und Assistenz gleichzeitig – sondern oft in den Nebentätigkeiten: Vorräte auffüllen, Sterilisation, Dokumentation. Sanoplan erkennt solche Lücken und hilft, sie gezielt zu schließen.

Ein universell einsetzbarer Springer mit breitem Kompetenzprofil ist dabei Gold wert. Er kann bei Ausfällen einspringen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – auch in kritischen Situationen.

 

Fazit

Die Umstellung von einer 5-Tagewoche auf eine 4-Tagewoche ist ein anspruchsvolles Projekt – aber mit Hilfe der Sanoplan KI und der eingebauten Werkzeuge gut machbar. Die KI-gestützte Planung, die flexible Anpassung und die transparente Darstellung machen Sanoplan zum idealen Partner für moderne Arbeitszeitmodelle.

Mehr Freizeit, bessere Work-Life-Balance, stabile Versorgung. Mit Sanoplan gelingt es, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und zukunftsfähige Modelle zu entwickeln.